Politique de
confidentialité

Flouvia et CORD sont des noms commerciaux d’Andre Valle Ortega, la personne physique responsable du traitement des données décrites dans le présent avis. Si Andre Valle Ortega cède l’exploitation de Cord à une société qu’il contrôle, qu’il constitue ou qui acquiert l’activité, cette société deviendra responsable du traitement : ce changement sera notifié par e-mail au moins 15 jours à l’avance, avec l’indication de sa dénomination et de son adresse, et le présent avis sera mis à jour avec ses coordonnées. Une intégration facultative ne traite des données que lorsque le Client l’active.

01 Identité du responsable du traitement

À des fins juridiques et opérationnelles, il importe de distinguer la manière dont nous intervenons sur les données :

• En tant que responsable du traitement : nous agissons en qualité de responsable du traitement des données vous concernant, vous et votre équipe (nos clients directs), lors de la création d’un compte ou de la souscription d’un abonnement, ainsi que des données des personnes qui utilisent sans compte les outils publics de Cord, tels que le générateur de devis.
• En tant que sous-traitant : nous agissons en qualité de sous-traitant pour les données de vos propres clients et fournisseurs, y compris les données transmises aux autorités fiscales pour votre compte. Nous ne traitons ces informations que conformément à vos instructions sur la plateforme.

Même lorsqu’il s’agit de données des clients et des fournisseurs d’une entreprise, Cord agit en qualité de responsable du traitement lorsqu’il les traite pour ses propres finalités :

• prévenir la fraude et les abus et protéger la sécurité de la plateforme ;
• calculer et percevoir ses frais ;
• produire des statistiques afin d’améliorer le produit ;
• établir le contrat et se défendre contre les réclamations et les litiges ;
• satisfaire aux exigences de vérification d’identité que le prestataire de paiement fixe pour le compte de paiement de l’entreprise.

Responsable du traitement : Andre Valle Ortega, personne physique qui exploite les services Flouvia et Cord, domicilié Ejido San Francisco Culhuacán 3, Coyoacán, 04400, Mexico, Mexique. Contact pour la protection des données : legal@flouvia.com.

Représentants : Flouvia procède actuellement à la désignation de son représentant dans l’Union européenne (article 27 du RGPD) et au Royaume-Uni (article 27 du RGPD britannique). Dans l’intervalle, les personnes situées sur ces territoires et leurs autorités de contrôle peuvent contacter directement Flouvia à l’adresse legal@flouvia.com, en espagnol ou en anglais, et le présent avis sera mis à jour avec les coordonnées de chaque représentant dès sa désignation. Pour la LGPD brésilienne, le canal destiné aux personnes concernées et à l’Autorité nationale de protection des données est legal@flouvia.com.

02 Données personnelles collectées

Les données proviennent des formulaires et fichiers fournis par vous ou par l’entreprise, de l’activité sur le service et des réponses des prestataires et intégrations configurés. Les catégories dépendent de la fonctionnalité utilisée ; toutes les catégories ne sont pas demandées à chaque personne.

Compte et accès : nom, e-mail, identifiants de compte, informations de session et preuves d’acceptation. Les mots de passe de connexion native sont vérifiés au moyen d’empreintes (hash) ; ils ne sont pas présentés comme des mots de passe chiffrés de manière réversible. Les autres méthodes de connexion traitent les identifiants et les éléments d’authentification techniques nécessaires à la méthode choisie.

Données commerciales et fiscales : catalogues, contacts, devis, factures, communications et les informations relatives à l’émetteur et au destinataire exigées par chaque document : identifiant fiscal, nom ou raison sociale, adresse et, selon le pays, régime fiscal, situation fiscale, secteur ou activité. Si l’entreprise utilise des coupons, Cord enregistre quel coupon a été appliqué à quel client et à quel document afin de faire respecter les limites d’utilisation fixées par l’entreprise. Lorsque l’entreprise active un canal fiscal, Cord conserve également ce que l’autorité renvoie : autorisations, reçus, accusés de réception, codes, rejets et le XML signé. La détention d’un certificat ou d’un enregistrement généré n’établit pas que l’autorité l’a reçu ou accepté.

Certificats et accès fiscaux de l’entreprise : lorsque l’entreprise les téléverse, Cord conserve sous forme chiffrée les certificats numériques, avec leurs clés ou mots de passe, que l’entreprise utilise pour s’identifier et signer auprès de son autorité (en Argentine, au Brésil, au Chili, en Colombie, au Pérou et en Espagne), les fichiers de folios autorisés du Chili avec leur clé, l’utilisateur et le mot de passe SOL du Pérou, ainsi que le code PIN du logiciel et la clé technique de la Colombie. Un certificat peut identifier une personne physique, telle que l’utilisateur habilité auprès de l’autorité ou un représentant, avec son nom et son identifiant. Ces éléments ne sont jamais renvoyés au navigateur : Cord n’affiche que leur validité, leur titulaire et leur empreinte, et les utilise pour signer et transmettre les documents de l’entreprise elle-même, vérifier leur statut, répondre à ses fournisseurs au Chili et, si l’entreprise l’autorise expressément, signer ses factures Facturae ; pour cette autorisation, Cord conserve le texte accepté, sa version, la personne qui l’a donnée, la date, l’adresse IP, le navigateur et sa révocation.

Données financières : compte bancaire et titulaire, CLABE le cas échéant, paiements, versements, remboursements et litiges. La CLABE est conservée sous forme chiffrée, avec un suffixe conservé pour l’affichage. Pour un virement bancaire avec référence, le prestataire de paiement attribue au payeur un compte bancaire virtuel et reçoit les coordonnées du donneur d’ordre fournies par la banque du payeur ; pour le prélèvement préautorisé canadien, le payeur déclare si le compte est personnel ou professionnel, et pour le prélèvement ACH américain, cette information est communiquée par sa banque ; dans les deux cas, le payeur peut enregistrer le compte pour régler chaque facture en un clic : Cord conserve sa banque, ses derniers chiffres, le type de compte et les identifiants du moyen de paiement et du mandat, ainsi que l’enregistrement de chaque paiement autorisé par le payeur (texte, date, adresse IP et navigateur). Les données de carte sont collectées au moyen de composants du prestataire de paiement ; Cord ne conserve ni le numéro complet de la carte ni le code de sécurité.

Portail client et paiements automatiques : si une entreprise partage avec son client un lien personnel vers ses factures et que ce client enregistre un moyen de paiement, le prestataire de paiement conserve ce moyen et, pour un prélèvement bancaire, le mandat. Cord conserve son identifiant, son type, sa marque ou sa banque, ses derniers chiffres et sa date d’expiration, ainsi que la preuve de chaque autorisation de paiement automatique : version et empreinte (hash) du texte accepté, moyen de paiement, date, adresse IP complète, navigateur et identifiant de l’intention de paiement. Une nouvelle autorisation n’efface pas les précédentes : Cord en conserve l’historique. Cette adresse IP est volontairement conservée intégralement, comme celle d’une signature, car elle atteste une autorisation de paiement. Cord enregistre également qui a désactivé les paiements automatiques et pour quelle raison, ainsi que les tentatives et les refus de chaque paiement. Lorsque le client paie par prélèvement, depuis le portail ou depuis une facture, Cord lui envoie, au nom de l’entreprise, la confirmation du mandat et la notification de chaque prélèvement exigées par le schéma de prélèvement, et conserve une copie de chaque notification : l’adresse e-mail à laquelle elle a été envoyée, les derniers chiffres du compte, la référence du mandat, le montant et la date.

Avis de confidentialité de l’entreprise : à l’égard de ses clients, l’entreprise est responsable du traitement de leurs données. L’entreprise peut placer un lien vers son propre avis de confidentialité sur ses devis, ses factures, son portail et ses pages de recouvrement, et Cord affiche le présent avis à côté de celui-ci.

Sales tax des États-Unis : si l’entreprise active le calcul en fonction de l’adresse, Cord envoie au prestataire de paiement, dans le compte de paiement de l’entreprise, l’adresse du client (État, code postal, ville et, le cas échéant, rue), l’indication de son éventuelle exonération et les montants de la vente, et conserve le calcul avec cette adresse. Le numéro du certificat d’exonération est conservé dans Cord et imprimé sur le document ; il n’est pas envoyé au prestataire de paiement.

Factures reçues des fournisseurs (Chili) : si l’entreprise utilise la boîte de réception d’échange de Cord ou téléverse le fichier, Cord reçoit et conserve, tels qu’ils ont été reçus, les documents fiscaux électroniques que ses fournisseurs lui adressent, avec l’e-mail de l’expéditeur, le RUT, la raison sociale et l’e-mail du fournisseur, les montants et la décision de l’entreprise. Il s’agit de données de tiers qui n’utilisent pas Cord.

Vérification d’identité : informations sur les personnes physiques, représentants, dirigeants et bénéficiaires effectifs exigées par le prestataire de paiement pour le compte concerné. Aucun seuil de détention universel ne s’applique à l’ensemble des pays et des types d’entités. Les fichiers sont traités temporairement pour leur transmission ; le parcours supprime les métadonnées d’image inutiles, telles que la localisation, tout en conservant l’orientation technique lorsque c’est nécessaire.

Cord ne conserve pas de manière persistante l’image du document d’identité envoyée par ce parcours. L’enregistrement technique de la transmission peut inclure les identifiants du compte et de la personne, l’empreinte du fichier, le format, la taille, les mesures de qualité, la date, l’adresse IP, l’user-agent et la réponse du prestataire. Il ne constitue ni une copie de l’image ni la preuve que chaque transmission a été enregistrée sans défaillance. La configuration actuelle prévoit une durée de cinq ans, comme l’explique la section relative à la conservation ; cette durée n’est pas attribuée à une obligation universelle de lutte contre le blanchiment de capitaux.

Approbation, paiement et litiges : lorsqu’un devis est approuvé, Cord conserve pour le compte de l’entreprise le nom saisi, l’e-mail s’il est fourni, la date et l’heure, l’adresse IP complète et le navigateur ; lors du paiement, la date, le montant, le moyen de paiement et la référence du prestataire de paiement. Les pages d’approbation et de paiement l’indiquent à ce moment-là. Si un paiement est contesté, l’entreprise peut soumettre au prestataire de paiement l’enregistrement de l’approbation figurant dans le justificatif du litige (nom de la personne ayant approuvé, date et adresse IP), l’enregistrement de l’autorisation de paiement automatique, qu’elle obtient à partir de son export de données, ainsi que les documents ou communications pertinents qu’elle conserve ou sélectionne. La confirmation de la préparation des fichiers de preuve transmet les fichiers au prestataire de paiement et enregistre leurs identifiants dans un brouillon avant la soumission de la réponse définitive. Une fois téléversé, un fichier reste chez le prestataire de paiement, qui le conserve selon ses propres règles, et Cord ne peut pas le retirer, même si la réponse n’est jamais soumise.

API publique, serveur MCP et journal : lorsque le Client utilise l’API publique ou connecte un assistant au moyen du serveur MCP de Cord, Cord enregistre pour chaque requête la méthode, le chemin, le statut, la durée, l’adresse IP, la clé utilisée, l’identifiant de la requête, le code et le message d’erreur, la version, l’origine et la clé d’idempotence ; il ne conserve jamais le corps de la requête ni celui de la réponse. Une action ayant des effets externes demandée par un assistant reste en attente de l’approbation d’une personne chez le Client.

Recouvrement par IA : si l’entreprise l’active, Cord conserve les messages envoyés à ses débiteurs, l’opposition de toute personne qui demande à ne plus être contactée et, si un débiteur accepte un échéancier, la preuve de cette acceptation : version et empreinte (hash) du texte, date, adresse IP et navigateur. Le nom, l’e-mail et le numéro de téléphone du débiteur ainsi que le lien de paiement ne sont pas envoyés au prestataire d’intelligence artificielle.

Cord Workflows : les automatisations que le Client configure, leurs versions et validations, ainsi que chaque exécution, avec les données de l’événement qui la déclenche et le résultat de chaque étape.

Synchronisation HubSpot : pendant leur envoi, Cord conserve dans une file d’attente les données de contact et de devis destinées au compte HubSpot du Client.

Intégrations connectées : lorsque le Client connecte un compte tiers (par exemple Google, Microsoft, Shopify, QuickBooks, Xero, HubSpot, Slack, WhatsApp Business ou Mercado Pago), Cord conserve sous forme chiffrée les identifiants techniques de cette connexion, l’identifiant ou l’e-mail du compte connecté, les identifiants qui relient chaque enregistrement de Cord à l’enregistrement du tiers et l’empreinte technique qui évite les doublons. Cord ne reçoit ni ne conserve le mot de passe de ces comptes.

Outils publics sans compte : une personne qui utilise le générateur de devis public sur cordhq.app envoie du texte ou jusqu’à quatre photos ou fichiers PDF d’une commande, qui peuvent contenir des données de tiers, comme le nom, le numéro de téléphone ou l’adresse d’un client. Cord les envoie à son prestataire d’intelligence artificielle afin de proposer les lignes du devis et ne les conserve pas : ils ne sont écrits ni dans la base de données ni dans des fichiers. Le PDF est généré en mémoire et renvoyé sans être conservé. Les limites d’utilisation sont appliquées au moyen de l’adresse IP convertie en une empreinte (hash) supprimée au plus tard au bout d’un jour. La dictée utilise la reconnaissance vocale du navigateur ; l’audio ne transite pas par Cord.

Communauté Cord : une personne qui s’inscrit à une rencontre de la communauté fournit son nom, son adresse e-mail et, de manière facultative, son entreprise ; Cord conserve également la langue de la page depuis laquelle elle s’est inscrite, le statut de l’inscription (confirmée, sur liste d’attente ou annulée) et, après la rencontre, si elle y a assisté. Cord utilise ces données pour envoyer la confirmation avec un lien permettant de consulter ou d’annuler l’inscription, les rappels, une notification si la personne passe de la liste d’attente à une place confirmée, ainsi que les notifications de modification ou d’annulation de la rencontre ; il ne les utilise pas à des fins publicitaires et n’abonne pas la personne à la newsletter. Les rencontres sont organisées par des animateurs de la communauté qui ne font pas partie de Flouvia : l’équipe Cord transmet à chaque animateur la liste des inscrits à sa rencontre (nom, adresse e-mail et, le cas échéant, entreprise), et chaque animateur s’engage par écrit à ne l’utiliser que pour organiser cette rencontre. Les rencontres en ligne ont lieu sur Google Meet : la personne rejoint l’appel vidéo sur la plateforme de Google, selon ses conditions et sa politique de confidentialité. Lorsque des photos sont prises ou qu’un enregistrement est réalisé lors d’une rencontre, une information est donnée sur la page de la rencontre, lors de l’inscription et sur place, et l’image d’une personne n’est publiée, sur les réseaux sociaux ou sur le site de Cord, qu’avec son autorisation. Une personne qui demande à animer une communauté envoie son nom, son adresse e-mail, sa ville, son pays, un thème et un message : cette demande n’est pas conservée dans la base de données de Cord, mais elle reste dans la boîte de réception de l’équipe Cord, et les demandes non retenues sont supprimées de cette boîte 90 jours après leur réception.

Lors du parcours d’activation des paiements, la personne qui le complète donne, au moyen d’une case à cocher distincte, une autorisation expresse pour le traitement de ses données financières et patrimoniales, et quiconque saisit les données d’autres représentants ou bénéficiaires effectifs déclare avoir le pouvoir de les fournir et les en avoir informés. Cord enregistre chaque autorisation et chaque déclaration avec son texte, sa version, sa date, l’adresse IP et le navigateur. La prise de connaissance du présent avis ne vaut pas consentement général à l’ensemble des traitements.

03 Finalités

Les finalités principales sont celles qui sont nécessaires à la relation avec Cord : créer et gérer le compte, fournir le service souscrit, facturer l’abonnement et les frais, fournir l’assistance, protéger la plateforme, prévenir la fraude, satisfaire aux obligations légales et se défendre contre les réclamations. Les finalités secondaires ne sont pas nécessaires au service : la mesure d’audience produit dans le navigateur et la newsletter. Chacune requiert votre consentement, que vous pouvez refuser ou retirer à tout moment depuis le bandeau cookies ou au moyen du lien de désinscription de la newsletter, sans incidence sur votre compte. La newsletter repose sur une double confirmation. L’utilisation de l’IA ou les messages de recouvrement dépendent de l’activation ou de l’utilisation de ces fonctionnalités et peuvent transmettre du contexte à leurs prestataires.

Selon les fonctions activées, les finalités opérationnelles comprennent :

• Générer, conserver et envoyer des devis et des factures et, lorsque l’entreprise active un canal fiscal, les signer avec ses propres certificats et accès, les transmettre à l’autorité compétente, vérifier leur statut et déclarer les statuts prévus par la loi, tels que le paiement ou le rejet.
• Gérer la facturation de votre abonnement mensuel et calculer l’utilisation excédentaire.
• Traitement des paiements (Stripe Connect Custom) : connecter le compte de paiement du Client, recevoir et rapprocher les paiements, calculer et percevoir les frais de transaction de Cord, planifier les versements, traiter les remboursements, gérer les rétrofacturations et les soldes négatifs, et satisfaire aux exigences de vérification financière. Les données bancaires sont chiffrées dans CORD et transmises à Stripe par API. Les images de documents sont transmises à Stripe sans stockage persistant dans CORD, après suppression préalable de leurs métadonnées. Lorsque l’entreprise l’active, conserver les moyens de paiement de ses clients et les mandats de prélèvement (SEPA ou ACH) pour les paiements automatiques.
• Intelligence artificielle : traiter le texte, les images et les PDF, avec le contexte nécessaire (par exemple, le catalogue de produits et de prix de l’entreprise), requis par la fonctionnalité d’IA que l’utilisateur ou un visiteur du générateur de devis public sollicite. Cord utilise l’API commerciale d’Anthropic ; la politique actuellement publiée par ce prestataire indique que les entrées et sorties commerciales ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles, sauf adhésion volontaire du client commercial. Cord ne présente pas cette politique du prestataire comme une garantie que le traitement par l’IA est sans risque.
• Recouvrement autonome par IA (facultatif) : si l’Administrateur du compte l’active, Cord traite les données relatives aux créances (nom du client, e-mail, montant dû, date d’échéance et contexte de conversation sélectionné par le workflow) afin de rédiger ou d’envoyer des relances pour le compte du créancier. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut.
• Envoyer des e-mails transactionnels et des notifications.
• Portail client et paiements automatiques : présenter au client de l’entreprise ses factures et ses soldes au moyen d’un lien personnel, encaisser plusieurs factures en une seule fois et, si le client l’autorise, prélever chaque facture à sa date d’échéance avec le moyen enregistré, relancer un paiement refusé et informer le client par e-mail, au nom de l’entreprise, lorsqu’un paiement échoue ou requiert son intervention, ainsi que lui envoyer la confirmation du mandat et les notifications de chaque prélèvement exigées par chaque schéma.
• Sales tax des États-Unis : calculer la taxe de chaque ligne à partir de l’adresse du client en utilisant les propres enregistrements de l’entreprise auprès des États, et enregistrer la vente afin que l’entreprise puisse la déclarer.
• Échange de factures au Chili : recevoir et valider les documents que les fournisseurs adressent à l’entreprise, leur envoyer des accusés de réception signés avec le certificat de l’entreprise et enregistrer auprès du SII l’acceptation ou la réclamation décidée par l’entreprise.
• Intégrations à l’initiative du Client : échanger avec un compte tiers que le Client connecte les données dont cette intégration a besoin, sur instruction du Client : écrire les devis et factures dans sa feuille de calcul ; enregistrer les factures définitives, les clients et les lignes dans sa comptabilité ; importer le catalogue et les clients de sa boutique et créer la commande lorsqu’un devis est conclu ; publier des notifications dans ses canaux ; et envoyer, depuis son compte de messagerie, les documents adressés à ses clients. Chaque intégration est activée séparément et peut être déconnectée.
• Module complémentaire Gmail : sur l’e-mail ouvert par l’utilisateur, lire l’expéditeur, l’objet et un numéro de devis afin d’indiquer si l’expéditeur est un client et le statut de ce devis. Le texte de l’e-mail n’est transmis à Cord et à son prestataire d’IA que lorsque l’utilisateur clique sur « Quote with AI », afin de proposer des lignes de devis que l’utilisateur vérifie avant de créer celui-ci. Le module complémentaire ne lit pas l’intégralité de la boîte de réception.
• API publique, serveur MCP et Cord Workflows : traiter les requêtes du Client et des assistants qu’il connecte, exécuter les automatisations qu’il configure, en limiter l’utilisation et conserver le journal à des fins de diagnostic et de sécurité.
• Générateur de devis public : proposer les lignes d’un devis à partir du texte ou des images qu’un visiteur envoie, générer son PDF et protéger l’outil contre les abus au moyen de limites d’utilisation et de la détection des robots.
• Organiser les rencontres de la communauté Cord : inscrire les participants, gérer la liste d’attente, leur envoyer les notifications relatives à la rencontre, transmettre la liste des inscrits à l’animateur qui organise la rencontre et traiter les demandes d’animation d’une communauté.

Bases légales (RGPD et LGPD)

Lorsque Cord traite des données en qualité de sous-traitant d’une entreprise, c’est cette entreprise qui détermine la base légale et Cord suit ses instructions. Lorsque la base est l’intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer en écrivant à legal@flouvia.com.

04 Données anonymisées et agrégées

Nous pouvons créer des statistiques agrégées ou désidentifiées afin d’analyser des tendances et d’améliorer Cord. La seule suppression des identifiants directs ne rend pas les données anonymes : si un jeu de données peut raisonnablement être rattaché à une personne, nous continuons de le traiter comme des données personnelles. Nous ne promettons pas que chaque technique de désidentification rende la réidentification impossible.

05 Politique de cookies

CORD utilise les cookies et les technologies de suivi de manière minimaliste et non intrusive. Nous ne vendons pas vos données de navigation à des réseaux publicitaires tiers.

• Cookies strictement nécessaires : utilisés pour maintenir votre session active, authentifier votre identité et prévenir les attaques par falsification de requête intersites (CSRF). Sans ces cookies, l’application ne peut pas fonctionner de manière sécurisée. Ils sont toujours actifs et ne peuvent pas être désactivés depuis le bandeau cookies.
• Mesure d’audience dans le navigateur (PostHog et Vercel) : ce n’est que si vous acceptez la mesure d’audience dans le bandeau cookies que PostHog mesure les pages vues et l’utilisation des fonctionnalités, et que Vercel Web Analytics et Speed Insights mesurent les visites et les performances des pages. Sans cette acceptation, ces outils ne se chargent pas et ne stockent rien sur votre appareil. Dans l’application, PostHog identifie la personne et son organisation uniquement par leurs identifiants internes, l’offre, le rôle et la date d’inscription de l’organisation ; il ne reçoit ni l’e-mail, ni le nom de la personne, ni la raison sociale ou le nom commercial de l’organisation. Votre choix est enregistré dans le cookie cord_cookie_consent avec la version du bandeau et la date à laquelle vous l’avez exprimé ; si le bandeau change, la question vous est posée de nouveau. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment : la collecte s’arrête immédiatement et Cord supprime de votre appareil les cookies et le stockage de PostHog. Avant tout envoi, Cord supprime les paramètres de requête et remplace les identifiants de client, de document, de litige, de SSO, d’invitation, de lien public et de capture d’identité.
• Mesure d’audience côté serveur : par ailleurs, le serveur de Cord enregistre dans PostHog des événements métier au niveau de l’organisation, sans créer de profils de personne et sans rien lire ni stocker sur votre appareil ; cette mesure ne dépend donc pas du bandeau cookies. L’inscription à un compte est enregistrée avec l’identifiant interne de la personne, sans son e-mail, afin de mesurer la provenance des inscriptions. Les événements du générateur de devis public ne sont rattachés à l’identifiant PostHog du navigateur que si la personne a accepté la mesure d’audience ; sans cette acceptation, ils sont enregistrés avec un identifiant fixe et anonyme. Aucun événement ne contient d’e-mails, de noms, de numéros de téléphone, d’identifiants fiscaux ni d’adresses. La base légale est l’intérêt légitime de Cord à mesurer et à améliorer le service ; vous pouvez vous y opposer en écrivant au canal dédié à la protection des données.
• Stockage local du générateur de devis public : le navigateur stocke sur l’appareil le devis en cours, le logo, les devis récents et les prix utilisés. Il ne s’agit pas de cookies, et ces données ne quittent pas l’appareil, sauf si la personne crée un compte et enregistre le devis.
• Liens reçus par les clients de l’entreprise (devis, factures, portail et contenus intégrés) : la mesure de l’activité que l’entreprise y voit ne stocke ni cookie ni autre donnée sur l’appareil de la personne qui les ouvre. Si la personne ouvre le lien depuis l’Espace économique européen, le Royaume-Uni ou un territoire soumis à des règles équivalentes (Gibraltar, Jersey, Guernesey et l’île de Man), depuis la province de Québec au Canada, ou sans pays identifiable ou, au Canada, sans province identifiable, la page ne mesure rien depuis le navigateur (ni présence, ni temps de lecture, ni sections consultées, ni indicateur de saisie), et l’entreprise voit uniquement le moment de la première ouverture du lien, que le serveur enregistre lorsqu’il sert la page. Pour les autres visiteurs, la page ouverte mesure cette activité et, afin de compter le nombre d’appareils qui ouvrent un lien, Cord calcule sur son serveur un identifiant à partir du réseau IP tronqué, du navigateur et du lien, avec une clé qui change chaque jour ; il ne conserve ni l’adresse IP ni le navigateur, et l’identifiant d’un jour ne peut pas être rattaché à celui d’un autre jour.

Le portail de factures qu’une entreprise partage avec son client ne charge aucun outil de mesure d’audience produit ou web, n’est pas indexé et ne transmet pas son adresse à d’autres sites en tant que référent, car le lien sert d’identifiant d’accès.

Chaque cookie et chaque élément stocké sur l’appareil, avec sa finalité et sa durée, sont répertoriés dans la Politique relative aux cookies.

Vous pouvez modifier à tout moment votre préférence concernant les cookies de mesure d’audience. Gérer les préférences de cookies

06 Rôles de traitement et tiers

Le présent avis ne remplace pas un accord de traitement des données (DPA) : l’Avenant relatif au traitement des données de CORD fait partie des Conditions générales et régit les traitements que Flouvia effectue pour le compte du Client. La liste à jour des sous-traitants ultérieurs, avec l’entité, le pays et le mécanisme de transfert de chacun, ainsi que l’abonnement aux notifications de modification figurent sur la page Sous-traitants ultérieurs. Le tableau ci-dessous indique le rôle de chaque tiers ; tous les destinataires ne sont pas des sous-traitants ultérieurs.

Lorsque Cord transmet un document à une autorité, il agit en tant que système de facturation de l’entreprise, sur son instruction et avec les propres certificats et accès de l’entreprise : la partie tenue envers l’autorité est l’entreprise émettrice. Au Pérou et en Colombie, Cord ne transmet pas de documents tant qu’il ne dispose pas de l’enregistrement ou de l’autorisation que chaque autorité exige de quiconque émet pour le compte d’un contribuable. En France, l’émission par l’intermédiaire d’une plateforme agréée n’est pas encore disponible ; lorsque Flouvia l’activera, le présent avis sera mis à jour par une nouvelle version. Les réponses d’échange que l’entreprise envoie à ses fournisseurs au Chili sont signées avec son certificat.

Données des utilisateurs Google

L’utilisation par Cord des informations reçues des API Google, et leur transfert vers toute autre application, respecteront la politique relative aux données utilisateur des services d’API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). En particulier, Cord utilise ces informations uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités destinées à l’utilisateur que celui-ci active ; ne les vend pas ; ne les utilise pas à des fins publicitaires ; ne permet pas à des personnes de les lire, sauf avec le consentement explicite de l’utilisateur, pour des raisons de sécurité, pour se conformer au droit applicable ou lorsqu’elles sont agrégées et anonymisées pour des opérations internes ; et ne les utilise pas pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généralistes d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique. Le texte d’un e-mail que l’utilisateur choisit d’envoyer à « Quote with AI » est traité avec le prestataire d’IA indiqué dans le tableau ci-dessus, dans le seul but de produire cette proposition. L’utilisateur peut révoquer l’accès depuis les paramètres d’intégration de Cord ou depuis les paramètres de sécurité de son compte Google.

07 Transferts internationaux de données

Cord est exploité depuis le Mexique, et ses principaux prestataires traitent des données aux États-Unis et dans d’autres pays. Les transferts reposent sur les garanties suivantes :

• Données provenant de l’Espace économique européen : lorsque Cord traite en qualité de sous-traitant les données qu’un Client lui transfère, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne en 2021 (module 2, de responsable du traitement à sous-traitant), intégrées à l’Avenant relatif au traitement des données.
• Données provenant du Royaume-Uni : ces mêmes clauses, assorties de l’avenant relatif aux transferts internationaux de données (International Data Transfer Addendum) publié par l’Information Commissioner’s Office.
• Vers les sous-traitants ultérieurs situés aux États-Unis : leur certification au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–U.S. Data Privacy Framework) et de son extension au Royaume-Uni, lorsqu’ils en disposent, ou les clauses contractuelles types (module 3, de sous-traitant à sous-traitant). Facturapi, qui ne timbre des CFDI que pour des entreprises établies au Mexique, suit la règle de la section 6 de l’Avenant relatif au traitement des données : si l’entreprise est soumise au RGPD, la garantie est constituée par ces clauses, annexées à son contrat de sous-traitance, et tant que Facturapi ne les a pas signées, cette entreprise ne doit pas utiliser le timbrage de CFDI pour facturer des personnes situées dans l’Espace économique européen.
• Données soumises à la LGPD brésilienne : les clauses contractuelles types approuvées par l’ANPD (résolution CD/ANPD n° 19/2024).

Les documents fiscaux sont transmis à l’autorité du pays de l’émetteur parce que sa législation l’exige ; Cord ne choisit pas cette destination.

08 Transferts d’activité (fusions et acquisitions)

Les informations relatives aux Services peuvent faire partie d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, d’une restructuration, d’une procédure d’insolvabilité ou d’une cession d’actifs, sous réserve des obligations de confidentialité, de limitation des finalités et d’information applicables à l’opération. Cela n’autorise pas un acquéreur tiers à méconnaître le présent avis ou le droit applicable.

09 Conservation et sécurité

Cord utilise une protection en transit et le chiffrement de champs spécifiques tels que la CLABE, le compte bénéficiaire des factures, les certificats fiscaux, les clés et mots de passe, les fichiers de folios et les secrets configurés. Cord ne prétend pas que toutes les données sont chiffrées au niveau applicatif, que le hachage constitue une anonymisation ni que les seuls contrôles du code établissent l’état du déploiement en production. Les accès, les identifiants et la configuration de chaque intégration nécessitent leurs propres contrôles.

Cord ne conserve chaque donnée que tant qu’elle sert sa finalité. Les durées sont les suivantes :

La législation fiscale de chaque pays impose à l’entreprise émettrice de conserver ses enregistrements pendant plusieurs années ; l’entreprise peut tous les télécharger en un seul fichier depuis Paramètres avant de clôturer son compte. Les sauvegardes de la base de données sont écrasées à la fin de leur période de restauration ; les données supprimées peuvent donc y subsister jusqu’à cette date. Les prestataires soumis à leurs propres obligations, tels que le prestataire de paiement, le PAC ou les autorités fiscales, conservent leurs enregistrements selon leurs propres règles.

10 Protocole en cas de violation de sécurité

Si Cord a connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant des Données du Client pour lesquelles il agit en qualité de sous-traitant, Cord en informera le Client concerné dans les meilleurs délais et lui fournira les informations raisonnablement disponibles pour son évaluation et ses notifications. Lorsque Cord agit en qualité de responsable du traitement, il évaluera la notification aux autorités et aux personnes concernées conformément au droit applicable à l’incident. Le délai de 72 heures prévu par le RGPD pour la notification à l’autorité de contrôle n’est pas présenté comme un délai de 72 heures ouvrées applicable entre le sous-traitant et le client.

11 Portabilité et suppression des données

Les paramètres permettent l’export au format JSON des données de l’organisation, l’export au format CSV des produits et des clients, ainsi que le téléchargement de tous les documents fiscaux, avec leur XML et leurs accusés de réception, en un seul fichier. La suppression de l’organisation exige une confirmation explicite et est programmée avec un délai de grâce de 30 jours, pendant lequel vous pouvez télécharger vos données et annuler la suppression. Ensuite, sa ligne principale dans la base de données de Cord et les lignes opérationnelles qui en dépendent sont effacées.

La suppression n’efface pas à elle seule les enregistrements qu’un prestataire conserve en vertu de ses propres obligations légales, les données déjà transmises sur instruction du Client, les sauvegardes encore dans leur période de restauration ni les preuves pseudonymisées d’acceptation juridique que Cord conserve pour établir le contrat. Elle n’annule pas non plus les documents déjà autorisés par l’autorité et ne clôture pas le compte que l’entreprise détient auprès du prestataire de paiement, dont la clôture est confirmée séparément. Les demandes relatives à ces enregistrements sont évaluées conformément au droit applicable.

12 Protection des données des mineurs

Cord s’adresse aux personnes ayant la capacité de contracter et aux utilisateurs autorisés à exploiter une entreprise, et non aux enfants en tant qu’utilisateurs visés du service. Une autorisation donnée par une entreprise n’équivaut pas à une autorisation d’un parent ou d’un tuteur. Si des données d’un enfant sont identifiées, il convient d’évaluer la relation, le rôle de Cord, le responsable du traitement des données et la réponse appropriée ; une suppression automatique et immédiate n’est pas promise comme solution dans tous les cas.

13 Droits relatifs à la protection des données

Vous pouvez également demander le retrait de votre consentement ou la limitation de l’utilisation de vos données, le cas échéant. Le refus de la mesure d’audience ou la désinscription de la newsletter n’entraînent ni la clôture du compte ni le rejet du contrat. Les demandes non automatisées sont traitées par le canal dédié à la protection des données, avec une vérification proportionnée, et reçoivent une réponse dans les délais fixés par le droit applicable (au Mexique, la LFPDPPP ; dans l’Espace économique européen, un mois en vertu du RGPD, prolongeable lorsque la loi le permet).

Le nom et le fondement juridique de chaque droit dépendent du droit applicable. Le Mexique prévoit les droits d’accès, de rectification, d’annulation et d’opposition (ARCO) ; les régimes relevant du RGPD comprennent l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité et l’opposition ; la LGPD brésilienne prévoit ses propres droits légaux. La section Paramètres permet l’export de l’organisation, certains exports CSV, le téléchargement des documents fiscaux, la rectification des données du compte et la suppression de l’organisation. Les autres demandes sont traitées par le canal dédié à la protection des données.

Les demandes qui ne peuvent pas être traitées dans Paramètres peuvent être adressées à legal@flouvia.com. Décrivez le droit exercé ainsi que le compte ou la relation concernés. Ne joignez pas de document d’identité, sauf si Cord demande une méthode de vérification proportionnée après examen de la demande ; exiger par défaut une pièce d’identité complète conduirait à collecter plus de données que nécessaire.

Si vous êtes client ou fournisseur d’une entreprise qui utilise Cord (par exemple, si vous recevez ses factures, payez sur son portail ou avez autorisé des paiements automatiques), cette entreprise est responsable du traitement de vos données et votre premier interlocuteur ; Cord l’assiste en qualité de sous-traitant. Vous pouvez désactiver les paiements automatiques à tout moment depuis votre portail.

Si vous estimez que votre demande n’a pas été traitée conformément à la loi, vous pouvez saisir l’autorité de protection des données compétente : au Mexique, le Secrétariat à la lutte contre la corruption et à la bonne gouvernance (Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno) ; dans l’Union européenne, l’autorité de contrôle de votre pays ; au Royaume-Uni, l’Information Commissioner’s Office ; et au Brésil, l’Autorité nationale de protection des données (ANPD).

14 Modifications de la politique

Chaque avis publié comporte une version et une empreinte (hash) de son contenu. Les modifications substantielles qui exigent une nouvelle prise de connaissance sont présentées au moyen de l’écran de nouvelle prise de connaissance juridique de Cord et enregistrées en lien avec la version exacte affichée. La poursuite de l’utilisation n’est pas présentée comme une « acceptation explicite ». Un changement de sous-traitant ultérieur ou de transfert suit également la procédure d’information et d’opposition prévue par le DPA signé avec le Client, le cas échéant. Un changement de responsable du traitement résultant de la cession décrite au début du présent avis est notifié par e-mail au moins 15 jours à l’avance et n’exige pas de nouvelle prise de connaissance.