Créer un devis ou une facture pas à pas

Un nouveau devis, un brouillon, une nouvelle version et une facture utilisent le même éditeur. Vous l’ouvrez depuis Devis › Nouveau devis, Factures › Nouvelle facture ou le bouton Créer de la barre supérieure. Ce qui change entre un devis et une facture, ce sont les libellés et l’étape 3.

Raccourci facultatif : le préparer avec l’IA

En haut de l’éditeur se trouve Préparez le devis avec l’IA (ou Préparez la facture avec l’IA). Collez la commande du client ou joignez la photo ou le PDF de son bon de commande, puis cliquez sur Créer le devis avec l’IA : Cord fait correspondre la demande avec votre catalogue et remplit les lignes. Vérifiez toujours les quantités et les prix. Si le document contenait déjà des lignes, Cord vous demande si vous voulez Remplacer les lignes actuelles ou les Ajouter à la fin.

Si le document contient déjà des lignes, ce bloc apparaît replié en une seule barre avec le bouton Ouvrir. Il n’est pas obligatoire : vous pouvez commencer directement à l’étape 1.

Étape 1 : À qui adressez-vous le devis ?

1. Dans Client, saisissez votre recherche : elle filtre par entreprise, contact, e-mail ou identifiant fiscal. Déplacez-vous avec les flèches et choisissez avec Entrée ; Échap ferme la liste et conserve le client que vous aviez déjà.
2. S’il n’existe pas, la dernière option est toujours + Créer un client… : vous le créez dans une fenêtre et il reste sélectionné.
3. En dessous, vous voyez son e-mail et son identifiant fiscal. Si le client a un niveau assorti d’une remise, la note « Niveau du client : −10 % appliqué aux prix catalogue » apparaît (avec son pourcentage).
4. À droite, vous choisissez les Conditions de paiement : À réception, Net 15, Net 30, Net 60 ou Autre délai (Net 7, Net 45 ou Net 90). Le choix du client présélectionne les conditions de sa fiche.

Étape 2 : Que proposez-vous dans le devis ?

• Ajouter depuis le catalogue : saisissez votre recherche dans « Rechercher dans le catalogue… (nom ou SKU) » et appuyez sur Entrée. Pour ajouter plusieurs unités à la fois, saisissez la quantité à côté du nom : « 40 tube », « 40x tube » ou « tube x40 » en ajoute 40. Vous pouvez ajouter plusieurs produits à la suite sans quitter le champ de recherche.
• Ligne libre : + Ligne libre pour un article qui ne figure pas dans votre catalogue.
• Kits : + Insérer un kit ajoute toutes les lignes d’un kit ; vous pouvez indiquer combien de fois l’insérer et, si le kit a un prix de lot, il est appliqué.
• Prix : chaque ligne affiche Catalogue (votre prix catalogue) et Prix (ce que vous facturez). Baissez le prix sans toucher à votre tarif catalogue ; le prix catalogue apparaît barré. Les quantités acceptent les décimales (1.5, 0,125) et les prix la virgule ou le point.
• Dupliquer et retirer : chaque ligne dispose de boutons pour la dupliquer ou la retirer. Si vous en retirez une par erreur, la barre « Vous avez retiré … Annuler l’action » vous permet de la récupérer pendant quelques secondes.
• Réordonner : faites glisser la ligne par sa poignée, ou utilisez Alt + flèche haut/bas depuis n’importe quel champ de la ligne.
• Taxe par ligne : si votre catalogue comporte plus d’un taux, chaque ligne affiche sa propre colonne de taxe.
• Marge : dans les devis, la colonne Marge indique votre bénéfice rapporté au prix lorsque le coût du produit est renseigné.

Une ligne sans prix ou avec une quantité nulle est signalée en rouge et n’est pas enregistrée tant que vous ne l’avez pas corrigée (le prix peut être 0 si c’est votre choix).

Étape 3 : Conditions

Dans un devis :

• Validité : le nombre de jours pendant lesquels l’offre est valable (15, 30, 60 ou la valeur par défaut de votre compte).
• Acompte (%) (facultatif) : l’éditeur vous indique combien votre client paie à l’approbation et combien ensuite. Voir Encaisser un acompte.
• Dans quelle devise établissez-vous le devis ? : la devise de vente. Voir Devis multidevises.
• Paiement mensuel récurrent (forfait mensuel) : encaisse le total chaque mois par carte. Il ne fonctionne qu’avec des conditions de paiement à réception et ne comporte pas d’acompte.

Dans une facture :

• Échéance : la date limite de paiement ; elle se recalcule automatiquement lorsque vous changez les conditions de paiement.
• Type de document : pro forma ou facture commerciale, ou le document fiscal de votre pays (CFDI 4.0 au Mexique, VERI*FACTU en Espagne) lorsque votre offre et votre configuration fiscale le permettent. Voir Facturation commerciale avec l’offre Gratuite.
• Devise de la facture.

Si vous changez de devise, les prix ne sont pas convertis : vos lignes conservent les mêmes montants dans la nouvelle devise, vérifiez-les donc. Enfin, vous pouvez ajouter une Note au client (facultatif).

Vérifier et envoyer

Le récapitulatif à droite affiche le nombre de lignes et d’unités, le sous-total, la remise accordée, les taxes par taux, les retenues à la source et le Total, avec les conditions en dessous (par exemple « Net 30 · valable 30 jours »). C’est aussi là que vous activez Les prix incluent déjà la TVA (ou la taxe de votre pays) si vos prix l’incluent déjà.

• Aperçu ouvre « Ce que verra votre client » : une vue indicative du document. Il n’enregistre rien ; le PDF final utilise votre modèle, votre identité visuelle et vos informations fiscales.
• Devis : Créer et envoyer (ou Enregistrer et envoyer pour un brouillon) génère le lien public et l’envoie. Enregistrer le brouillon (ou Enregistrer les modifications) enregistre sans envoyer. Si votre organisation utilise des validations et que la remise, le montant ou la marge sortent de votre politique, l’envoi déclenche une demande de validation au lieu de parvenir au client.
• Facture : Émettre et envoyer ouvre une vérification finale avec le client, le total, l’échéance et l’e-mail de destination avant Émettre la facture. Vous disposez aussi de Émettre sans envoyer et de Enregistrer et quitter. L’émission attribue le numéro et ne peut pas être annulée : ensuite, toute correction nécessite une annulation ou un avoir.

Enregistrement automatique et modifications non enregistrées

• Un brouillon existant s’enregistre automatiquement quelques secondes après chaque modification ; le récapitulatif indique « Enregistré à … » ou vous avertit si l’enregistrement a échoué.
• Un nouveau document n’est pas créé dans votre compte tant que vous ne l’avez pas enregistré ou envoyé. En attendant, ce navigateur en conserve une copie : si vous fermez sans enregistrer, la prochaine fois que vous ouvrirez Nouveau devis ou Nouvelle facture, Cord vous demandera si vous voulez Restaurer le client, les conditions de paiement, la note et les lignes. La copie est conservée 7 jours et uniquement sur cet appareil.
• Si vous essayez de quitter la page avec des modifications non enregistrées, Cord vous demande de confirmer.

Raccourcis clavier

• ⌘ Entrée (Ctrl + Entrée sous Windows) : envoie le devis ou émet la facture.
• ⌘ S (Ctrl + S) : enregistre le brouillon.
• / : place le curseur dans la recherche du catalogue. ⌘ K ouvre toujours la recherche générale de l’application.

Sur téléphone portable

L’éditeur s’affiche sur une seule colonne et rien n’est masqué : dans les lignes, la quantité et le prix portent leur libellé. Une barre fixe en bas affiche le Total et le bouton principal, et s’efface lorsque le récapitulatif est visible. Les raccourcis clavier et le glisser-déposer pour réordonner sont réservés à l’ordinateur.

Nouvelle version d’un devis envoyé

Si le client demande des modifications sur un devis envoyé, consulté ou expiré, ouvrez-le et utilisez Modifier et renvoyer (le bouton affiche le numéro de la version suivante, par exemple V2). Le même éditeur s’ouvre avec l’étiquette de la version : vous modifiez les lignes et les prix, tandis que le client, la devise et les conditions restent tels qu’ils ont été envoyés. Envoyer la nouvelle version la publie sur le même lien et l’ancienne reste dans l’historique.

La version relance la validité à partir d’aujourd’hui, pour la même durée que lors de l’envoi (c’est ainsi qu’un devis expiré reprend vie). Si vous devez changer de client, de devise ou de conditions, utilisez Dupliquer le devis pour partir d’une copie. Voir Dupliquer ou cloner des devis.