Paiement automatique et que se passe-t-il quand un prélèvement échoue
Nouvelle fonctionnalité, en cours d’activation. Elle n’est peut-être pas encore disponible sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, écrivez-nous et nous vous dirons quand elle sera activée.
Avec le paiement automatique, votre client enregistre une carte ou un compte bancaire dans son portail et chaque facture est débitée automatiquement à sa date d’échéance. C’est votre client qui l’active, avec son autorisation ; votre entreprise décide si elle le propose et peut le désactiver à tout moment.
En résumé :
- Le proposer : activez Autoriser le paiement automatique dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement (il est activé par défaut et le changement est enregistré immédiatement). Cord Payments doit être actif.
- L’activer : votre client clique sur Activer le paiement automatique dans son portail et accepte l’autorisation, ou coche Enregistrer ce moyen de paiement pour le paiement automatique au moment de payer.
- Ce qui est prélevé : chaque facture ouverte échue aujourd’hui ou avant, émise après que votre client l’a autorisé et au moins un jour avant. Toutes celles d’une même devise sont regroupées en un seul prélèvement.
- Quand : une fois par jour. L’e-mail de chaque facture indique à votre client la date et le moyen de paiement du prélèvement.
- En cas d’échec : Cord ne fait une nouvelle tentative que lorsque cela a du sens, selon le motif du refus, avec au maximum 4 tentatives par carte et 3 par prélèvement bancaire. Votre client reçoit un e-mail avec le lien pour le désactiver, et vous une tâche lorsque le paiement automatique s’arrête.
- Le désactiver : client par client depuis sa fiche (Désactiver l’encaissement automatique) ou pour tous avec l’interrupteur Autoriser le paiement automatique dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement. Votre client le désactive depuis son portail ou avec le lien Désactiver le paiement automatique de ses e-mails, et désactiver le lien de son portail le désactive aussi.
Comment votre client donne son autorisation
Dans son portail, la section Paiement automatique indique « Enregistrez un moyen de paiement et chaque facture sera réglée automatiquement à son échéance ». En cliquant sur Activer le paiement automatique, votre client accepte : « J’autorise votre entreprise à débiter ce moyen de paiement du montant de chaque facture émise à mon intention à compter d’aujourd’hui, à sa date d’échéance. Je peux désactiver cette autorisation à tout moment depuis ce portail ». Il enregistre ensuite son moyen de paiement avec Enregistrer le moyen de paiement.
- Cord enregistre l’autorisation avec le texte exact que votre client a accepté, la date, l’IP et le navigateur, et ne l’active qu’une fois que la banque a confirmé ce moyen de paiement.
- Pour l’activer, il faut une adresse e-mail : celle de sa fiche ou, à défaut, une que votre client saisit dans le portail. Sans e-mail, il ne s’active pas.
- Une fois activée, votre client reçoit à cette adresse un e-mail à vos couleurs qui la confirme : le moyen de paiement, la date à laquelle il l’a donnée, que chaque facture sera débitée à son échéance et le lien Désactiver le paiement automatique, qui la désactive sans ouvrir le portail.
- S’il change de moyen de paiement, l’autorisation précédente n’est pas effacée : elle reste dans l’historique comme remplacée. Chaque autorisation est conservée tant qu’elle est active et 540 jours après sa fin.
- Avec un compte bancaire, le portail indique « Nous vérifions votre compte bancaire » jusqu’à la confirmation.
- Un moyen de prélèvement bancaire ne couvre que sa devise : SEPA couvre l’EUR, ACH l’USD et Bacs le GBP. Une facture dans une autre devise n’est pas prélevée avec lui.
- Un compte de Prélèvement Bacs ne s’enregistre pas avec Activer le paiement automatique : votre client l’enregistre en payant une facture dans son portail, en cochant Enregistrer ce moyen de paiement pour le paiement automatique.
- Le prélèvement préautorisé du Canada n’est pas utilisé pour le paiement automatique : votre client autorise chaque prélèvement pour son montant ; il enregistre donc son compte en payant et règle chaque facture en un clic depuis son portail. Avec une carte, il peut l’activer.
- Avec le prélèvement ACH (États-Unis), seul un compte professionnel entre dans le paiement automatique. Avec un compte personnel, prélever des montants qui changent d’une facture à l’autre exige d’annoncer le montant et la date de chaque prélèvement dix jours à l’avance : votre client règle donc chaque facture en un clic depuis son portail, comme au Canada. C’est la banque qui indique le type de compte lorsque le compte est confirmé : si elle indique un compte personnel, ou ne l’indique pas, le paiement automatique ne s’active pas et le portail explique pourquoi. Avec une carte, il peut l’activer.
- Votre client peut Changer de moyen ou Désactiver quand il le souhaite ; ses factures restent dans le portail pour qu’il les règle manuellement.
Ce qui est prélevé et quand
Une facture est incluse dans le prélèvement du jour si elle remplit toutes ces conditions à la fois :
- elle est émise et ouverte, avec un solde, sans prélèvement bancaire en cours de traitement ni annulation en cours, et ce n’est pas une facture de test ;
- elle est échue aujourd’hui ou avant (sans échéance, elle a été émise aujourd’hui ou avant) et a été émise au moins un jour avant, pour que votre client la reçoive avant le prélèvement ;
- elle a été émise après que votre client a autorisé le paiement automatique : ce que vous lui aviez déjà facturé avant, il le règle depuis le portail, même si l’échéance tombe plus tard ;
- le moyen de paiement couvre sa devise et votre entreprise accepte toujours ce moyen de paiement.
Toutes les factures d’une même devise sont regroupées en un seul prélèvement : un seul mouvement sur le relevé de votre client. Chaque facture reçoit sa part sous forme de paiement distinct dans son historique. Un prélèvement SEPA est programmé pour être débité quatre jours après sa création.
Politique de nouvelles tentatives
Cord ne relance pas à l’aveugle : il décide selon le motif du refus. Un refus n’est compté qu’une seule fois, même si la notification arrive deux fois.
| Motif du refus | Exemples | Ce que fait Cord |
|---|---|---|
| Bloqué | Carte volée, perdue ou signalée pour fraude | Ne relance jamais. Supprime le moyen de paiement et désactive le paiement automatique jusqu’à ce que votre client en enregistre un autre. |
| Autorisation retirée | Votre client a retiré le mandat de prélèvement sur son compte | Ne relance pas. Supprime le moyen de paiement ; votre client le réactive s’il le souhaite. |
| Moyen de paiement inutilisable | Carte expirée, données incorrectes, compte clôturé, ou la banque ou le réseau de la carte demande de ne pas réessayer | Ne relance pas. Demande un autre moyen de paiement. |
| Authentification requise | La banque demande de confirmer le paiement | Ne relance pas : votre client règle cette facture depuis son portail. Le paiement automatique reste actif. |
| Fonds insuffisants (carte) | Solde insuffisant | Relance le 1er ou le 16 du mois suivant si cette date tombe dans la semaine (et au moins 2 jours plus tard) ; sinon, au bout de 3 jours. |
| Défaillance technique de la banque (carte) | Émetteur indisponible | Relance le lendemain. |
| Autre refus (carte) | Refus générique | Relance au bout de 2, 4 et 7 jours. |
Plafonds :
- Carte : 4 tentatives au maximum (la première et trois nouvelles tentatives). Ensuite, le paiement automatique s’arrête.
- Prélèvement bancaire (SEPA, ACH ou Bacs) : ne fait l’objet d’une nouvelle tentative qu’en cas de fonds insuffisants, 2 fois au maximum, le 1er ou le 16 suivant dans la semaine (au moins 3 jours plus tard ; sinon, au bout de 4 jours), et toujours dans un délai de 30 jours (SEPA et Bacs) ou de 40 jours (ACH) à compter de la première tentative. Tout autre refus d’un prélèvement se règle entre votre client et sa banque.
Ce que vous et votre client voyez
- Votre client reçoit un e-mail avec le bouton Ouvrir mon portail (si son lien est actif) et le lien Désactiver le paiement automatique : « Nous n’avons pas pu débiter … Nous réessaierons le … », ou bien que son moyen de paiement ne peut plus être utilisé, que sa banque demande de confirmer le paiement ou que le prélèvement a échoué après plusieurs tentatives. Son portail affiche le même message au-dessus de ses factures.
- Vous voyez le statut dans la fiche du client, sous Portail client › Encaissement automatique : « Tentative N refusée en USD. Prochaine tentative : … », « Arrêté en EUR : … » ou « Désactivé automatiquement : … ». Lorsque le paiement automatique s’arrête, Cord vous crée une tâche (« Paiement automatique interrompu : … »).
Si la banque n’a pas répondu
Si le prélèvement a été envoyé et qu’il n’y a pas eu de réponse, Cord n’en ouvre pas un autre : l’exécution suivante relance la même opération, il n’y a donc pas de double prélèvement. Si aucune trace du prélèvement n’apparaît sous 20 heures, il est annulé. Cord rapproche également chaque jour les paiements qui n’ont pas reçu de notification et les prélèvements en cours de traitement depuis plus de 3 jours.
Conditions et limites
- Cord Payments actif dans Paramètres › Paiements › Compte. En Colombie, en Argentine, au Chili et au Pérou, où le paiement en ligne passe par Mercado Pago, le paiement automatique n’est pas disponible : Mercado Pago encaisse lorsque votre client ouvre le lien.
- En pesos mexicains, le paiement automatique se fait par carte.
- Le virement bancaire (SPEI ou avec référence) n’est pas utilisé pour le paiement automatique : votre client le règle depuis le lien de chaque facture.
- Votre entreprise ne peut pas l’activer à la place de votre client : elle peut seulement le proposer ou le désactiver.