Automatizar com o Cord Workflows

Um workflow é uma regra: quando isto acontecer, faça isto. O Cord dispara o workflow com o que acontece na sua conta — um orçamento enviado, aprovado ou pago, um cliente novo, uma promessa de pagamento descumprida — e executa as etapas que você definiu.

Criar seu primeiro workflow

1. Abra Workflows no menu lateral. Embaixo, em Ideias para começar, o Cord sugere ideias montadas para o seu negócio com base no que você respondeu ao criar sua conta, cada uma com o motivo da sugestão. Clique em Usar em uma delas, por exemplo “Não deixe um orçamento esfriar”, e ajuste-a.
2. Para começar do zero, clique em Novo workflow; o editor também oferece as ideias.
3. Escolha o gatilho: um evento do Cord ou um horário fixo (“toda segunda-feira às 9h”, no fuso horário da sua conta). Além do que já aconteceu, há três gatilhos que se antecipam a uma data — Um orçamento está prestes a expirar, O vencimento de uma fatura se aproxima e Uma fatura está vencida há dias —: eles trazem os dias que faltam ou que já se passaram, e com uma condição você escolhe o dia exato em que quer agir. Com Você executa, ele não espera um evento: você o executa a partir de um orçamento ou de uma fatura, ou de vários de uma vez.
4. Adicione etapas com Adicionar uma etapa:
   • Ação: criar uma tarefa, avisar a equipe ou uma pessoa, escrever para o cliente com a sua marca ou lembrá-lo do pagamento, enviar um WhatsApp para ele, pausar os lembretes dele, registrar uma promessa de pagamento, expirar ou faturar um orçamento, aprovar uma solicitação interna, cancelar uma fatura, enviar os dados para uma URL (Zapier, Make, n8n ou o seu servidor), enviar uma mensagem para o Slack ou o Microsoft Teams, ou deixar uma nota no HubSpot.
   • Condição: o fluxo segue por um caminho ou outro conforme o dado, por exemplo, se o total for maior que determinado valor. Nos eventos de atualização (orçamento reenviado, cliente e produto) você também pode perguntar se um campo mudou, e não apenas quanto ele vale. Com Vários caminhos, o fluxo segue pelo primeiro de até 5 caminhos cujas condições são cumpridas.
   • Espera: pausa o fluxo por alguns dias ou horas, contando só dias úteis se você quiser, e depois continua. Aguardar até que… também monitora uma condição e continua assim que ela é cumprida, com um prazo máximo.
   • Consulta: traz um dado da sua conta — recebíveis vencidos, pipeline, o que foi recebido, saldo do cliente — para usá-lo na mensagem ou na condição das etapas seguintes.
   • Para cada: percorre uma lista de cobranças — cada uma vencida, as do cliente ou o que vence em breve — e executa suas etapas uma vez para cada uma.
   • Pedir aprovação: espera que uma pessoa da equipe aprove ou recuse antes de continuar; ela recebe um e-mail e decide no Cord.
5. Clique em Testar para executar o rascunho com o seu último evento real: você vê quais etapas seriam cumpridas e com qual texto, sem enviar nada. O caminho que ele seguiu aparece na tela.
6. Clique em Publicar. Um workflow em rascunho não é executado.

Nos textos, você pode inserir dados do evento, como {{cliente}}, {{folio}} ou {{total}}. O Cord só oferece os campos que esse gatilho tem. Além disso, em qualquer workflow você tem os dados da sua empresa: {{negocio}}, {{negocio_correo}}, {{negocio_telefono}}, {{negocio_moneda}} e {{hoy}}.

Revisar o que aconteceu

Acima da lista de workflows, você verá como estão suas automações nos últimos 30 dias: execuções, concluídas, com falha e em espera, com as causas de falha mais frequentes e em qual workflow aconteceu a última.

A aba Execuções mostra cada vez que o workflow foi disparado: quando, qual etapa foi executada e o resultado. Se uma etapa falhar, o erro aparece ali e o Cord tenta novamente.

Uma etapa que falha por algo passageiro é repetida automaticamente. Se o problema não for resolvido, a execução fica marcada com erro para que você possa vê-la.

O que um workflow nunca faz

• Não cobra nem registra pagamentos: isso continua sendo decisão de uma pessoa. Pode lembrar o cliente do pagamento e faturar um orçamento aprovado ou pago, como ao clicar em Faturar.
• Não aprova nem recusa um orçamento em nome do seu cliente.
• Quando escreve para o cliente, usa o e-mail ou o telefone do cliente do documento, nunca um endereço ou número digitados na etapa; cada e-mail consome um envio do seu plano.
• Não é disparado pelos próprios eventos, então dois workflows não podem entrar em um ciclo infinito.

Ações que precisam de uma conexão

• Mensagem para o Slack: exige o webhook do Slack em Configurações › Integrações.
• Mensagem para o Teams: exige o Teams conectado em Configurações › Integrações.
• WhatsApp para o cliente: exige o WhatsApp Business conectado em Configurações › Integrações, com o seu modelo aprovado pela Meta.
• Nota no HubSpot: exige o HubSpot conectado. A nota é deixada no Negócio do orçamento ou, se não houver Negócio, na Empresa do cliente.
• Enviar os dados para uma URL: exige um endereço https de um servidor público. O Cord envia um POST com o evento em JSON; ele não vai assinado, então, para verificar a origem, use um endpoint da aba Webhooks do Workbench de Desenvolvedores, que vai assinado.

Se a conexão não existir, a execução fica com um erro que informa o que está faltando.

Quantos você pode ter ativos

O número de workflows ativos depende do seu plano; você o vê acima da lista. Você pode ter quantos rascunhos quiser.