Datenschutz-
erklärung

Flouvia und CORD sind Handelsnamen von Andre Valle Ortega, der natürlichen Person, die Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Daten ist. Überträgt Andre Valle Ortega den Betrieb von Cord auf eine Gesellschaft, die er kontrolliert, gründet oder die das Geschäft erwirbt, wird diese Gesellschaft Verantwortlicher: Dies wird mindestens 15 Tage im Voraus per E-Mail unter Angabe ihres Namens und ihrer Anschrift mitgeteilt, und diese Erklärung wird mit ihren Angaben aktualisiert. Eine optionale Integration verarbeitet Daten nur, wenn der Kunde sie aktiviert.

01 Identität des Verantwortlichen

Für rechtliche und betriebliche Zwecke ist es wichtig zu unterscheiden, in welcher Weise wir mit Daten umgehen:

• Als Verantwortlicher: Wir handeln als Verantwortlicher für die Daten von Ihnen und Ihrem Team (unseren direkten Kunden), wenn Sie ein Konto erstellen oder ein Abonnement abschließen, sowie für die Daten von Personen, die öffentliche Werkzeuge von Cord ohne Konto nutzen, etwa den Angebotsgenerator.
• Als Auftragsverarbeiter: Wir handeln als Auftragsverarbeiter für die Daten Ihrer eigenen Kunden und Lieferanten, einschließlich der Daten, die in Ihrem Namen an Steuerbehörden übermittelt werden. Wir verarbeiten diese Informationen ausschließlich nach Ihren Weisungen auf der Plattform.

Auch bei Daten der Kunden und Lieferanten eines Unternehmens handelt Cord als Verantwortlicher, wenn es sie für eigene Zwecke verarbeitet:

• zur Verhinderung von Betrug und Missbrauch und zum Schutz der Sicherheit der Plattform;
• zur Berechnung und Einziehung seiner Gebühren;
• zur Erstellung von Statistiken zur Verbesserung des Produkts;
• zum Nachweis des Vertrags und zur Abwehr von Ansprüchen und Streitigkeiten; und
• zur Erfüllung der Anforderungen an die Identitätsprüfung, die der Zahlungsabwickler für das Zahlungskonto des Unternehmens stellt.

Verantwortlicher: Andre Valle Ortega, eine natürliche Person, die die Dienste Flouvia und Cord betreibt, mit Anschrift Ejido San Francisco Culhuacán 3, Coyoacán, 04400, Mexiko-Stadt, Mexiko. Datenschutzkontakt: legal@flouvia.com.

Vertreter: Flouvia befindet sich im Verfahren zur Benennung seines Vertreters in der Europäischen Union (Artikel 27 DSGVO) und im Vereinigten Königreich (Artikel 27 UK GDPR). Bis dahin können sich Personen in diesen Gebieten und ihre Aufsichtsbehörden unmittelbar unter legal@flouvia.com auf Spanisch oder Englisch an Flouvia wenden, und diese Erklärung wird nach der Benennung mit den Angaben jedes Vertreters aktualisiert. Für das brasilianische LGPD ist legal@flouvia.com der Kanal für betroffene Personen und für die Nationale Datenschutzbehörde.

02 Erhobene personenbezogene Daten

Die Daten stammen aus Formularen und Dateien, die Sie oder das Unternehmen bereitstellen, aus der Aktivität im Dienst sowie aus Antworten konfigurierter Anbieter und Integrationen. Die Kategorien hängen von der genutzten Funktion ab; nicht jede Kategorie wird bei jeder Person angefordert.

Konto und Zugang: Name, E-Mail-Adresse, Kontokennungen, Sitzungsinformationen und Annahmenachweise. Passwörter der nativen Anmeldung werden anhand von Hashes überprüft; sie werden nicht als reversibel verschlüsselte Passwörter beschrieben. Alternative Anmeldemethoden verarbeiten die für die gewählte Methode erforderlichen Kennungen und technischen Zugangsdaten.

Geschäfts- und Steuerdaten: Kataloge, Kontakte, Angebote, Rechnungen, Kommunikation sowie die Angaben zu Aussteller und Empfänger, die jedes Dokument erfordert: Steuernummer, Name oder Firmenname, Anschrift und, je nach Land, Steuerregime, steuerlicher Status, Branche oder Tätigkeit. Nutzt das Unternehmen Gutscheine, erfasst Cord, welcher Gutschein bei welchem Kunden und Dokument angewendet wurde, um die vom Unternehmen festgelegten Nutzungsgrenzen durchzusetzen. Aktiviert das Unternehmen eine steuerliche Anbindung, bewahrt Cord zudem auf, was die Behörde zurückgibt: Autorisierungen, Eingangsbelege, Empfangsbestätigungen, Codes, Ablehnungen und das signierte XML. Der Besitz eines Zertifikats oder eines erzeugten Datensatzes belegt nicht, dass die Behörde ihn erhalten oder angenommen hat.

Steuerliche Zugangsdaten des Unternehmens: Lädt das Unternehmen sie hoch, speichert Cord verschlüsselt die digitalen Zertifikate mit ihren Schlüsseln oder Passwörtern, mit denen sich das Unternehmen gegenüber seiner Behörde identifiziert und signiert (in Argentinien, Brasilien, Chile, Kolumbien, Peru und Spanien), die autorisierten Folio-Dateien Chiles mit ihrem Schlüssel, den SOL-Benutzer und das SOL-Passwort in Peru sowie die Software-PIN und den technischen Schlüssel in Kolumbien. Ein Zertifikat kann eine natürliche Person identifizieren, etwa den bei der Behörde autorisierten Nutzer oder einen Vertreter, mit Name und Kennung. Diese Zugangsdaten werden niemals an den Browser zurückgegeben: Cord zeigt nur deren Gültigkeit, Inhaber und Fingerabdruck an und verwendet sie, um die eigenen Dokumente des Unternehmens zu signieren und zu übermitteln, deren Status abzufragen, in Chile seinen Lieferanten zu antworten und, sofern das Unternehmen dies ausdrücklich autorisiert, seine Facturae zu signieren; für diese Autorisierung bewahrt Cord den angenommenen Text, seine Version, die Person, die sie erteilt hat, das Datum, die IP-Adresse, den Browser und ihren Widerruf auf.

Finanzdaten: Bankkonto und Kontoinhaber, gegebenenfalls CLABE, Zahlungen, Auszahlungen, Rückerstattungen und Rückbuchungen. Die CLABE wird verschlüsselt gespeichert, wobei eine Endung zur Anzeige erhalten bleibt. Bei einer Banküberweisung mit Referenz weist der Zahlungsabwickler dem Zahler ein virtuelles Bankkonto zu und erhält die Absenderangaben, die die Bank des Zahlers übermittelt; bei der vorab autorisierten Lastschrift in Kanada gibt der Zahler an, ob das Konto privat oder geschäftlich ist, und bei der US-amerikanischen ACH-Lastschrift teilt dies seine Bank mit; in beiden Fällen kann der Zahler das Konto speichern, um jede Rechnung mit einem Klick zu bezahlen: Cord bewahrt dessen Bank, die letzten Ziffern, die Kontoart und die Kennungen der Zahlungsmethode und des Mandats auf sowie die Aufzeichnung jeder vom Zahler autorisierten Zahlung (Text, Datum, IP-Adresse und Browser). Kartendaten werden über Komponenten des Zahlungsabwicklers erhoben; Cord speichert weder die vollständige Kartennummer noch den Sicherheitscode.

Kundenportal und automatische Zahlungen: Teilt ein Unternehmen einen persönlichen Rechnungslink mit seinem Kunden und speichert dieser Kunde eine Zahlungsmethode, speichert der Zahlungsabwickler die Methode und, bei einer Lastschrift, das Mandat. Cord bewahrt deren Kennung, Art, Marke oder Bank, letzte Ziffern und Ablaufdatum auf sowie den Nachweis jeder Autorisierung automatischer Zahlungen: Version und Hash des angenommenen Textes, Zahlungsmethode, Datum, vollständige IP-Adresse, Browser und Kennung des Zahlungsvorgangs. Eine neue Autorisierung löscht frühere nicht: Cord bewahrt den Verlauf auf. Diese IP-Adresse wird, wie die einer Signatur, bewusst vollständig aufbewahrt, weil sie eine Belastungsermächtigung belegt. Cord erfasst zudem, wer automatische Zahlungen deaktiviert hat und warum, sowie die Versuche und Ablehnungen jeder Belastung. Zahlt der Kunde per Lastschrift, aus dem Portal oder aus einer Rechnung, sendet Cord ihm im Namen des Unternehmens die Bestätigung des Mandats und die vom jeweiligen Verfahren vorgeschriebene Mitteilung zu jeder Belastung und bewahrt eine Kopie jeder Mitteilung auf: die E-Mail-Adresse, an die sie gesendet wurde, die letzten Ziffern des Kontos, die Mandatsreferenz, den Betrag und das Datum.

Die Datenschutzerklärung des Unternehmens: Gegenüber seinen Kunden ist das Unternehmen Verantwortlicher für deren Daten. Das Unternehmen kann auf seinen Angeboten, Rechnungen, seinem Portal und seinen Seiten zum Forderungsmanagement auf seine eigene Datenschutzerklärung verlinken, und Cord zeigt diese Erklärung daneben an.

Sales tax in den Vereinigten Staaten: Aktiviert das Unternehmen die adressbasierte Berechnung, sendet Cord dem Zahlungsabwickler im Zahlungskonto des Unternehmens die Adresse des Kunden (Bundesstaat, Postleitzahl, Stadt und, sofern vorhanden, Straße), die Angabe, ob der Kunde steuerbefreit ist, und die Beträge des Verkaufs und bewahrt die Berechnung mit dieser Adresse auf. Die Nummer der Befreiungsbescheinigung wird in Cord gespeichert und auf das Dokument gedruckt; sie wird nicht an den Zahlungsabwickler gesendet.

Von Lieferanten erhaltene Rechnungen (Chile): Nutzt das Unternehmen das Austauschpostfach von Cord oder lädt es die Datei hoch, empfängt Cord die elektronischen Steuerdokumente, die seine Lieferanten an das Unternehmen richten, und speichert sie im empfangenen Zustand, zusammen mit der E-Mail-Adresse des Absenders, der RUT, dem Firmennamen und der E-Mail-Adresse des Lieferanten, den Beträgen und der Entscheidung des Unternehmens. Es handelt sich um Daten Dritter, die Cord nicht nutzen.

Identitätsprüfung: Informationen über natürliche Personen, Vertreter, Geschäftsführer bzw. Direktoren und wirtschaftlich Berechtigte, die der Zahlungsabwickler für das konkrete Konto verlangt. Es gilt keine einheitliche Beteiligungsschwelle für alle Länder und Rechtsformen. Dateien werden für die Übermittlung vorübergehend verarbeitet; der Ablauf entfernt nicht erforderliche Bildmetadaten, etwa den Standort, und erhält dabei, soweit nötig, die technische Ausrichtung.

Cord bewahrt das über diesen Ablauf gesendete Bild des Ausweisdokuments nicht dauerhaft auf. Die technische Aufzeichnung der Übermittlung kann Kennungen von Konto/Person, den Hash der Datei, Format, Größe, Qualitätsmessungen, Datum, IP-Adresse, User-Agent und die Antwort des Anbieters enthalten. Sie ist weder eine Kopie des Bildes noch ein Nachweis, dass jede Übermittlung fehlerfrei aufgezeichnet wurde. Die derzeitige Konfiguration sieht fünf Jahre vor, wie im Abschnitt zur Aufbewahrung erläutert; diese Frist wird nicht auf eine allgemeingültige Pflicht zur Bekämpfung der Geldwäsche zurückgeführt.

Bestätigung, Zahlung und Rückbuchungen: Wird ein Angebot bestätigt, bewahrt Cord im Auftrag des Unternehmens den eingegebenen Namen, die E-Mail-Adresse, sofern angegeben, Datum und Uhrzeit, die vollständige IP-Adresse und den Browser auf; bei einer Zahlung Datum, Betrag, Zahlungsmethode und die Referenz des Zahlungsabwicklers. Die Seiten für Bestätigung und Zahlung weisen in diesem Moment darauf hin. Wird eine Belastung angefochten, kann das Unternehmen dem Zahlungsabwickler die im Beleg zur Zahlungsstreitigkeit enthaltene Aufzeichnung der Bestätigung (Name der bestätigenden Person, Datum und IP-Adresse), die Aufzeichnung der Autorisierung automatischer Zahlungen, die es aus seinem Datenexport erhält, sowie die relevanten Dokumente oder Mitteilungen vorlegen, die es aufbewahrt oder auswählt. Die Bestätigung der Aufbereitung von Nachweisdateien übermittelt die Dateien an den Zahlungsabwickler und speichert deren Kennungen in einem Entwurf, bevor die endgültige Antwort eingereicht wird. Eine einmal hochgeladene Datei verbleibt beim Zahlungsabwickler, der sie nach seinen eigenen Regeln aufbewahrt, und Cord kann sie nicht zurückziehen, auch wenn die Antwort nie eingereicht wird.

Öffentliche API, MCP-Server und Protokoll: Nutzt der Kunde die öffentliche API oder verbindet er einen Assistenten über den MCP-Server von Cord, erfasst Cord für jede Anfrage Methode, Pfad, Status, Dauer, IP-Adresse, verwendeten Schlüssel, Anfragekennung, Fehlercode und Fehlermeldung, Version, Herkunft und Idempotenzschlüssel; den Inhalt der Anfrage oder der Antwort speichert Cord nie. Eine von einem Assistenten angeforderte Aktion mit externer Wirkung wartet auf die Freigabe durch eine Person beim Kunden.

KI-Forderungsmanagement: Aktiviert das Unternehmen es, bewahrt Cord die an seine Schuldner gesendeten Nachrichten auf, die Abmeldung jeder Person, die verlangt, nicht erneut kontaktiert zu werden, und, wenn ein Schuldner einen Ratenplan annimmt, den Nachweis dieser Annahme: Version und Hash des Textes, Datum, IP-Adresse und Browser. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Schuldners sowie der Zahlungslink werden nicht an den Anbieter für künstliche Intelligenz gesendet.

Cord Workflows: die vom Kunden konfigurierten Automatisierungen, ihre Versionen und Freigaben sowie jeder Durchlauf mit den Daten des auslösenden Ereignisses und dem Ergebnis jedes Schritts.

HubSpot-Synchronisierung: Während des Versands bewahrt Cord die Kontakt- und Angebotsdaten, die an das HubSpot-Konto des Kunden gehen, in einer Warteschlange auf.

Verbundene Integrationen: Verbindet der Kunde ein Konto eines Dritten (zum Beispiel Google, Microsoft, Shopify, QuickBooks, Xero, HubSpot, Slack, WhatsApp Business oder Mercado Pago), speichert Cord die technischen Zugangsdaten dieser Verbindung verschlüsselt, die Kennung oder E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, die Kennungen, die jeden Datensatz in Cord mit dem Datensatz des Dritten verknüpfen, sowie den technischen Fingerabdruck, der Duplikate verhindert. Cord erhält oder speichert nicht das Passwort dieser Konten.

Öffentliche Werkzeuge ohne Konto: Eine Person, die den öffentlichen Angebotsgenerator auf cordhq.app nutzt, sendet Text oder bis zu vier Fotos oder PDF-Dateien eines Auftrags, die Daten Dritter enthalten können, etwa Name, Telefonnummer oder Anschrift eines Kunden. Cord sendet sie an seinen Anbieter für künstliche Intelligenz, um die Positionen vorzuschlagen, und bewahrt sie nicht auf: Sie werden weder in die Datenbank noch in Dateien geschrieben. Das PDF wird im Arbeitsspeicher erzeugt und ohne Speicherung zurückgegeben. Nutzungsgrenzen werden anhand der in einen Hash umgewandelten IP-Adresse angewendet, der spätestens nach einem Tag gelöscht wird. Die Diktierfunktion verwendet die Spracherkennung des Browsers; das Audio läuft nicht über Cord.

Cord Community: Eine Person, die sich für ein Treffen der Community anmeldet, gibt ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und optional ihr Unternehmen an; Cord bewahrt zudem die Sprache der Seite, über die sie sich angemeldet hat, den Status der Anmeldung (bestätigt, auf der Warteliste oder storniert) und, nach dem Treffen, die Angabe auf, ob sie teilgenommen hat. Cord verwendet diese Daten, um die Bestätigung mit einem Link zum Ansehen oder Stornieren der Anmeldung, die Erinnerungen, eine Mitteilung, wenn sie von der Warteliste auf einen bestätigten Platz rückt, und Mitteilungen über Änderungen oder die Absage des Treffens zu senden; Cord verwendet sie nicht für Werbung und meldet die Person nicht für den Newsletter an. Die Treffen werden von Community-Leitern organisiert, die nicht zu Flouvia gehören: Das Cord-Team teilt jedem Leiter die Liste der Angemeldeten für sein Treffen mit (Name, E-Mail-Adresse und, sofern angegeben, Unternehmen), und jeder Leiter verpflichtet sich schriftlich, sie ausschließlich zur Organisation dieses Treffens zu verwenden. Online-Treffen finden über Google Meet statt: Die Person nimmt an der Videokonferenz auf der Plattform von Google teil, nach deren Bedingungen und Datenschutzerklärung. Werden bei einem Treffen Fotos oder eine Aufzeichnung gemacht, wird darauf auf der Seite des Treffens, bei der Anmeldung und vor Ort hingewiesen, und das Bild einer Person wird nur mit ihrer Erlaubnis in sozialen Netzwerken oder auf der Website von Cord veröffentlicht. Eine Person, die die Leitung einer Community beantragt, sendet ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse, Stadt, Land, Thema und eine Nachricht: Dieser Antrag wird nicht in der Datenbank von Cord gespeichert, verbleibt jedoch im E-Mail-Postfach des Cord-Teams, und nicht angenommene Anträge werden 90 Tage nach ihrem Eingang aus diesem Postfach gelöscht.

Bei der Einrichtung der Zahlungen erteilt die Person, die sie durchführt, in einem gesonderten Kontrollkästchen die ausdrückliche Autorisierung zur Verarbeitung ihrer Finanz- und Vermögensdaten, und wer die Daten anderer Vertreter oder wirtschaftlich Berechtigter eingibt, versichert, dass er befugt ist, sie bereitzustellen, und dass er diese Personen informiert hat. Cord erfasst jede Autorisierung und Versicherung mit ihrem Text, ihrer Version, dem Datum, der IP-Adresse und dem Browser. Die Kenntnisnahme dieser Erklärung ist keine pauschale Einwilligung in sämtliche Verarbeitungen.

03 Zwecke

Primäre Zwecke sind diejenigen, die für die Beziehung zu Cord erforderlich sind: Erstellung und Verwaltung des Kontos, Erbringung des vertraglich vereinbarten Dienstes, Abrechnung des Abonnements und der Gebühren, Support, Schutz der Plattform, Verhinderung von Betrug, Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Abwehr von Ansprüchen. Sekundäre Zwecke sind für den Dienst nicht erforderlich: die Produktanalyse im Browser und der Newsletter. Jeder davon erfordert Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit über den Cookie-Hinweis oder über den Abmeldelink des Newsletters verweigern oder widerrufen können, ohne dass dies Ihr Konto beeinträchtigt. Der Newsletter verwendet eine doppelte Bestätigung. Die Nutzung von KI oder von Nachrichten des Forderungsmanagements hängt von der Aktivierung oder dem Aufruf dieser Funktionen ab und kann Kontext an deren Anbieter übermitteln.

Je nach den aktivierten Funktionen umfassen die betrieblichen Zwecke:

• Angebote und Rechnungen erstellen, speichern und versenden und, wenn das Unternehmen eine steuerliche Anbindung aktiviert, sie mit seinen Zugangsdaten signieren, an die zuständige Behörde übermitteln, ihren Status abfragen und die gesetzlich vorgesehenen Status melden, etwa Zahlung oder Ablehnung.
• Die Abrechnung Ihres monatlichen Abonnements verwalten und den Mehrverbrauch berechnen.
• Zahlungsabwicklung (Stripe Connect Custom): Das Zahlungskonto des Kunden verbinden, Zahlungen empfangen und abgleichen, Transaktionsgebühren von Cord berechnen und einziehen, Auszahlungen planen, Rückerstattungen abwickeln, Rückbuchungen und negative Salden verwalten und Anforderungen der Finanzverifizierung erfüllen. Bankdaten werden in CORD verschlüsselt und per API an Stripe übermittelt. Bilder von Dokumenten werden ohne dauerhafte Speicherung in CORD an Stripe übermittelt, nachdem zuvor ihre Metadaten entfernt wurden. Soweit das Unternehmen dies aktiviert, die Zahlungsmethoden und Lastschriftmandate (SEPA oder ACH) seiner Kunden für automatische Zahlungen speichern.
• Künstliche Intelligenz: Den Text, die Bilder und die PDF-Dateien mit dem erforderlichen Kontext (zum Beispiel dem Produkt- und Preiskatalog des Unternehmens) verarbeiten, den die vom Nutzer oder von einem Besucher des öffentlichen Angebotsgenerators aufgerufene KI-Funktion benötigt. Cord nutzt die kommerzielle API von Anthropic; nach der derzeit veröffentlichten Richtlinie des Anbieters werden kommerzielle Eingaben und Ausgaben nicht zum Training von Modellen verwendet, sofern der kommerzielle Kunde nicht ausdrücklich zustimmt. Cord stellt diese Richtlinie des Anbieters nicht als Garantie dafür dar, dass die KI-Verarbeitung risikofrei ist.
• Autonomes KI-Forderungsmanagement (optional): Wenn der Administrator des Kontos es aktiviert, verarbeitet Cord Forderungsdaten (Name des Kunden, E-Mail-Adresse, geschuldeter Betrag, Fälligkeitsdatum und den vom Ablauf ausgewählten Gesprächskontext), um im Namen des Gläubigers Erinnerungen zu entwerfen oder zu versenden. Es ist standardmäßig deaktiviert.
• Transaktionale E-Mails und Benachrichtigungen versenden.
• Kundenportal und automatische Zahlungen: Dem Kunden des Unternehmens über einen persönlichen Link seine Rechnungen und Salden anzeigen, mehrere Rechnungen auf einmal einziehen und, sofern der Kunde dies autorisiert, jede Rechnung an ihrem Fälligkeitsdatum mit der gespeicherten Methode belasten, eine abgelehnte Belastung erneut versuchen und dem Kunden im Namen des Unternehmens eine E-Mail senden, wenn eine Belastung fehlschlägt oder sein Handeln erfordert, sowie ihm die Bestätigung des Mandats und die von jedem Verfahren vorgeschriebenen Mitteilungen zu jeder Lastschrift senden.
• Sales tax in den Vereinigten Staaten: Die Steuer jeder Position anhand der Adresse des Kunden mit den eigenen Registrierungen des Unternehmens in den Bundesstaaten berechnen und den Verkauf erfassen, damit das Unternehmen ihn melden kann.
• Rechnungsaustausch in Chile: Die Dokumente empfangen und validieren, die Lieferanten an das Unternehmen richten, ihnen mit dem Zertifikat des Unternehmens signierte Empfangsbestätigungen senden und beim SII die vom Unternehmen entschiedene Annahme oder Beanstandung registrieren.
• Vom Kunden veranlasste Integrationen: Mit einem vom Kunden verbundenen Konto eines Dritten auf Weisung des Kunden die Daten austauschen, die diese Integration benötigt: Angebote und Rechnungen in seine Tabelle schreiben; endgültige Rechnungen, Kunden und Positionen in seiner Buchhaltung erfassen; den Katalog und die Kunden seines Shops übernehmen und die Bestellung anlegen, wenn ein Angebot abgeschlossen wird; Benachrichtigungen in seinen Kanälen veröffentlichen; und die an seine Kunden gerichteten Dokumente von seinem E-Mail-Konto aus versenden. Jede Integration wird gesondert aktiviert und kann getrennt werden.
• Gmail-Add-on: Bei der E-Mail, die der Nutzer geöffnet hat, Absender, Betreff und eine Angebotsnummer lesen, um anzuzeigen, ob der Absender ein Kunde ist, und den Status dieses Angebots darzustellen. Der Text der E-Mail wird nur dann an Cord und dessen KI-Anbieter übermittelt, wenn der Nutzer auf „Angebot mit KI erstellen“ klickt, um Angebotspositionen vorzuschlagen, die der Nutzer vor der Erstellung prüft. Das Add-on liest nicht den gesamten Posteingang.
• Öffentliche API, MCP-Server und Cord Workflows: Die Anfragen des Kunden und der von ihm verbundenen Assistenten bearbeiten, die von ihm konfigurierten Automatisierungen ausführen, deren Nutzung begrenzen und das Protokoll zur Diagnose und Sicherheit aufbewahren.
• Öffentlicher Angebotsgenerator: Die Positionen eines Angebots aus dem Text oder den Bildern vorschlagen, die ein Besucher sendet, dessen PDF erzeugen und das Werkzeug durch Nutzungsgrenzen und Bot-Erkennung vor Missbrauch schützen.
• Treffen der Cord Community organisieren: Teilnehmer anmelden, die Warteliste führen, ihnen die Mitteilungen zum Treffen senden, die Liste der Angemeldeten mit dem Leiter teilen, der das Treffen organisiert, und Anträge auf Leitung einer Community bearbeiten.

Rechtsgrundlagen (DSGVO und LGPD)

Verarbeitet Cord Daten als Auftragsverarbeiter eines Unternehmens, bestimmt dieses Unternehmen die Rechtsgrundlage, und Cord folgt seinen Weisungen. Beruht die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse, können Sie ihr widersprechen, indem Sie an legal@flouvia.com schreiben.

04 Anonymisierte und aggregierte Daten

Wir können aggregierte oder de-identifizierte Statistiken erstellen, um Trends zu analysieren und Cord zu verbessern. Das bloße Entfernen direkter Identifikatoren macht Daten nicht anonym: Kann ein Datensatz vernünftigerweise wieder mit einer Person in Verbindung gebracht werden, behandeln wir ihn weiterhin als personenbezogene Daten. Wir sagen nicht zu, dass jede Technik der De-Identifizierung eine Re-Identifizierung unmöglich macht.

05 Cookie-Richtlinie

CORD verwendet Cookies und Tracking-Technologien minimalistisch und nicht invasiv. Wir verkaufen Ihre Browsing-Daten nicht an Werbenetzwerke Dritter.

• Unbedingt erforderliche Cookies: Sie dienen dazu, Ihre Sitzung aktiv zu halten, Ihre Identität zu authentifizieren und Angriffe durch Cross-Site Request Forgery (CSRF) zu verhindern. Ohne diese Cookies kann die Anwendung nicht sicher funktionieren. Sie sind stets aktiv und können im Cookie-Banner nicht deaktiviert werden.
• Analyse im Browser (PostHog und Vercel): Nur wenn Sie im Cookie-Hinweis Analysen akzeptieren, misst PostHog Seitenaufrufe und die Nutzung von Funktionen, und Vercel Web Analytics und Speed Insights messen Besuche und die Leistung der Seiten. Ohne diese Zustimmung werden sie weder geladen noch speichern sie etwas auf Ihrem Gerät. In der App identifiziert PostHog die Person und ihre Organisation nur anhand ihrer internen Kennungen, des Tarifs, der Rolle und des Registrierungsdatums der Organisation; es erhält weder die E-Mail-Adresse noch den Namen der Person oder den Firmen- oder Handelsnamen der Organisation. Ihre Wahl wird im Cookie cord_cookie_consent mit der Version des Hinweises und dem Datum Ihrer Entscheidung gespeichert; ändert sich der Hinweis, werden Sie erneut gefragt. Sie können sie jederzeit widerrufen: Die Erfassung endet sofort, und Cord löscht die Cookies und den Speicher von PostHog auf Ihrem Gerät. Bevor etwas gesendet wird, entfernt Cord Query-Strings und ersetzt Kennungen von Kunden, Dokumenten, Rückbuchungen, SSO, Einladungen, öffentlichen Links und Identitätserfassungen.
• Serverseitige Analyse: Unabhängig davon zeichnet der Server von Cord Geschäftsereignisse in PostHog auf Ebene der Organisation auf, ohne Personenprofile anzulegen und ohne etwas auf Ihrem Gerät zu lesen oder zu speichern; sie hängt daher nicht vom Cookie-Hinweis ab. Die Registrierung eines Kontos wird mit der internen Kennung der Person und ohne deren E-Mail-Adresse erfasst, um zu messen, woher die Registrierungen kommen. Ereignisse des öffentlichen Angebotsgenerators werden nur dann mit der PostHog-Kennung des Browsers verknüpft, wenn die Person Analysen akzeptiert hat; ohne diese Zustimmung werden sie mit einer festen, anonymen Kennung erfasst. Kein Ereignis enthält E-Mail-Adressen, Namen, Telefonnummern, Steuernummern oder Anschriften. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse von Cord an der Messung und Verbesserung des Dienstes; Sie können widersprechen, indem Sie an den Datenschutzkanal schreiben.
• Lokaler Speicher des öffentlichen Angebotsgenerators: Der Browser speichert auf dem Gerät das in Bearbeitung befindliche Angebot, das Logo, die letzten Angebote und die verwendeten Preise. Dies sind keine Cookies, und sie verlassen das Gerät nicht, es sei denn, die Person erstellt ein Konto und speichert das Angebot.
• Von den Kunden des Unternehmens empfangene Links (Angebote, Rechnungen, Portal und eingebettete Ansichten): Die Messung der Aktivität, die das Unternehmen darauf sieht, speichert weder Cookies noch andere Daten auf dem Gerät der Person, die sie öffnet. Öffnet die Person den Link aus dem Europäischen Wirtschaftsraum, dem Vereinigten Königreich oder einem Gebiet mit gleichwertigen Regeln (Gibraltar, Jersey, Guernsey und Isle of Man), aus der Provinz Québec in Kanada oder ohne erkennbares Land bzw., in Kanada, ohne erkennbare Provinz, misst die Seite im Browser nichts (weder Anwesenheit noch Lesezeit, angesehene Abschnitte oder Tippanzeige), und das Unternehmen sieht nur, wann der Link erstmals geöffnet wurde, was der Server bei der Auslieferung der Seite aufzeichnet. Bei anderen Besuchern misst die geöffnete Seite diese Aktivität, und um zu zählen, wie viele Geräte einen Link öffnen, berechnet Cord auf seinem Server eine Kennung aus dem gekürzten IP-Netz, dem Browser und dem Link, mit einem Schlüssel, der sich täglich ändert; Cord speichert weder die IP-Adresse noch den Browser, und die Kennung eines Tages kann nicht mit der eines anderen Tages verknüpft werden.

Das Rechnungsportal, das ein Unternehmen mit seinem Kunden teilt, lädt keine Produkt- oder Web-Analyse, wird nicht indexiert und gibt seine Adresse nicht als Referrer an andere Websites weiter, weil der Link als Zugangsberechtigung dient.

Jedes Cookie und jedes auf dem Gerät gespeicherte Element ist mit seinem Zweck und seiner Dauer in der Cookie-Richtlinie aufgeführt.

Sie können Ihre Präferenz für Analyse-Cookies jederzeit ändern. Cookie-Einstellungen verwalten

06 Verarbeitungsrollen und Dritte

Diese Erklärung ersetzt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Der Auftragsverarbeitungsvertrag von CORD ist Bestandteil der Bedingungen und regelt die Verarbeitung, die Flouvia im Auftrag des Kunden durchführt. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Rechtsträger, Land und Übermittlungsmechanismus jedes einzelnen sowie das Abonnement von Änderungsmitteilungen finden Sie auf der Seite Unterauftragsverarbeiter. Die nachstehende Tabelle gibt die Rolle jedes Dritten an; nicht jeder Empfänger ist ein Unterauftragsverarbeiter.

Übermittelt Cord ein Dokument an eine Behörde, handelt es als Rechnungssystem des Unternehmens, auf dessen Weisung und mit dessen eigenen Zugangsdaten: Verpflichteter gegenüber der Behörde ist das ausstellende Unternehmen. In Peru und Kolumbien übermittelt Cord keine Dokumente, bis es über die Registrierung oder Zulassung verfügt, die die jeweilige Behörde von jedem verlangt, der im Namen eines Steuerpflichtigen ausstellt. In Frankreich ist die Ausstellung über eine zugelassene Plattform noch nicht verfügbar; wenn Flouvia sie aktiviert, wird es diese Erklärung mit einer neuen Version aktualisieren. Antworten im Rechnungsaustausch, die das Unternehmen in Chile an seine Lieferanten sendet, werden mit dessen Zertifikat signiert.

Nutzerdaten von Google

Die Nutzung von Informationen, die Cord über Google-APIs erhält, und deren Übermittlung an andere Apps erfolgen im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Insbesondere verwendet Cord diese Informationen nur, um die vom Nutzer aktivierten, für ihn sichtbaren Funktionen bereitzustellen und zu verbessern; verkauft sie nicht; verwendet sie nicht für Werbung; erlaubt Menschen nicht, sie zu lesen, außer mit ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers, aus Sicherheitsgründen, zur Einhaltung geltenden Rechts oder in aggregierter und anonymisierter Form für interne Abläufe; und verwendet sie nicht, um allgemeine Modelle der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Der Text einer E-Mail, die der Nutzer an „Angebot mit KI erstellen“ sendet, wird ausschließlich zur Erstellung dieses Vorschlags mit dem in der obigen Tabelle genannten KI-Anbieter verarbeitet. Der Nutzer kann den Zugriff in den Integrationseinstellungen von Cord oder in den Sicherheitseinstellungen seines Google-Kontos widerrufen.

07 Internationale Datenübermittlungen

Cord wird von Mexiko aus betrieben, und seine wichtigsten Anbieter verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Die Übermittlungen stützen sich auf Folgendes:

• Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum: Verarbeitet Cord als Auftragsverarbeiter die Daten, die ein Kunde an Cord übermittelt, die von der Europäischen Kommission 2021 erlassenen Standardvertragsklauseln (Modul 2, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter), die in den Auftragsverarbeitungsvertrag aufgenommen sind.
• Daten aus dem Vereinigten Königreich: dieselben Klauseln mit dem vom Information Commissioner’s Office herausgegebenen International Data Transfer Addendum.
• An Unterauftragsverarbeiter in den Vereinigten Staaten: ihre Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework und dessen UK-Erweiterung, sofern sie diese besitzen, oder die Standardvertragsklauseln (Modul 3, Auftragsverarbeiter an Auftragsverarbeiter). Für Facturapi, das ausschließlich CFDI für in Mexiko ansässige Unternehmen stempelt, gilt die Regel in Abschnitt 6 des Auftragsverarbeitungsvertrags: Unterliegt das Unternehmen der DSGVO, sind diese Klauseln, als Anhang zum Auftragsverarbeitungsvertrag mit Facturapi, die Garantie, und bis Facturapi sie unterzeichnet hat, darf dieses Unternehmen die Stempelung von CFDI nicht nutzen, um Personen im Europäischen Wirtschaftsraum Rechnungen zu stellen.
• Daten, die dem brasilianischen LGPD unterliegen: die von der ANPD genehmigten Standardvertragsklauseln (Resolution CD/ANPD Nr. 19/2024).

Steuerdokumente werden an die Behörde des Landes des Ausstellers übermittelt, weil dessen Recht dies vorschreibt; Cord wählt dieses Ziel nicht.

08 Unternehmensübertragungen (M&A)

Für die Dienste relevante Informationen können Teil einer Verschmelzung, einer Übernahme, einer Finanzierung, einer Umstrukturierung, einer Insolvenz oder eines Verkaufs von Vermögenswerten sein, vorbehaltlich der für die Transaktion geltenden Pflichten zur Vertraulichkeit, Zweckbindung und Information. Dies erlaubt einem nicht beteiligten Erwerber nicht, diese Erklärung oder das geltende Recht zu missachten.

09 Aufbewahrung und Sicherheit

Cord verwendet Schutz bei der Übertragung und die Verschlüsselung bestimmter Felder wie der CLABE, des Empfängerkontos der Rechnung, steuerlicher Zertifikate, Schlüssel und Passwörter, Folio-Dateien und konfigurierter Geheimnisse. Es wird nicht behauptet, dass alle Daten auf Anwendungsebene verschlüsselt sind, dass Hashing eine Anonymisierung ist oder dass Kontrollen im Code allein den Bereitstellungsstatus in der Produktion belegen. Zugang, Zugangsdaten und die Konfiguration jeder Integration erfordern eigene Kontrollen.

Cord bewahrt alle Daten nur so lange auf, wie sie ihrem Zweck dienen. Die Fristen sind:

Das Steuerrecht jedes Landes verpflichtet das ausstellende Unternehmen, seine Aufzeichnungen mehrere Jahre lang aufzubewahren; das Unternehmen kann sie vor der Schließung seines Kontos alle in einer einzigen Datei aus den Einstellungen herunterladen. Datenbanksicherungen werden überschrieben, wenn ihr Wiederherstellungszeitraum endet, sodass gelöschte Daten bis dahin darin verbleiben können. Anbieter mit eigenen Pflichten, etwa der Zahlungsabwickler, der PAC oder Steuerbehörden, bewahren ihre Aufzeichnungen nach ihren eigenen Regeln auf.

10 Protokoll für Sicherheitsverletzungen

Erlangt Cord Kenntnis von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Kundendaten betrifft, für die Cord als Auftragsverarbeiter handelt, informiert Cord den betreffenden Kunden unverzüglich und stellt die vernünftigerweise verfügbaren Informationen für dessen Bewertung und Meldungen bereit. Handelt Cord als Verantwortlicher, prüft Cord die Meldung an Behörden und betroffene Personen nach dem für den Vorfall geltenden Recht. Die 72-Stunden-Frist der DSGVO gegenüber der Aufsichtsbehörde wird nicht als Frist von 72 Geschäftsstunden zwischen Auftragsverarbeiter und Kunde beschrieben.

11 Datenübertragbarkeit und Löschung

Die Einstellungen bieten einen JSON-Export der Organisationsdaten, CSV-Exporte von Produkten und Kunden sowie alle Steuerdokumente mit ihrem XML und ihren Empfangsbestätigungen in einer einzigen Datei. Die Löschung der Organisation erfordert eine ausdrückliche Bestätigung und wird mit einer Karenzfrist von 30 Tagen eingeplant, während der Sie Ihre Daten herunterladen und die Löschung abbrechen können. Danach werden ihre primäre Zeile in der Datenbank von Cord und die abhängigen Betriebszeilen gelöscht.

Die Löschung entfernt für sich genommen nicht die Aufzeichnungen, die ein Anbieter aufgrund eigener gesetzlicher Pflichten aufbewahrt, Daten, die bereits auf Weisung des Kunden übermittelt wurden, Sicherungskopien, die sich noch in ihrem Wiederherstellungszeitraum befinden, oder die pseudonymen Nachweise rechtlicher Annahmen, die Cord zum Nachweis des Vertrags aufbewahrt. Sie storniert auch keine bereits von der Behörde autorisierten Dokumente und schließt nicht das Konto, das das Unternehmen beim Zahlungsabwickler unterhält; dessen Schließung wird gesondert bestätigt. Anträge zu diesen Aufzeichnungen werden nach dem anwendbaren Recht bewertet.

12 Datenschutz bei Minderjährigen

Cord richtet sich an geschäftsfähige Personen und an Nutzer, die zum Betrieb eines Unternehmens befugt sind, nicht an Kinder als vorgesehene Nutzer des Dienstes. Eine Befugnis durch ein Unternehmen ist keiner Zustimmung eines Elternteils oder Vormunds gleichwertig. Werden Daten eines Kindes festgestellt, müssen das Verhältnis, die Rolle von Cord, der Verantwortliche für die Daten und die angemessene Reaktion bewertet werden; eine automatische sofortige Löschung wird nicht in jedem Fall als Lösung zugesagt.

13 Datenschutzrechte

Sie können, soweit anwendbar, auch den Widerruf Ihrer Einwilligung oder die Einschränkung der Datennutzung verlangen. Die Ablehnung von Analysen oder die Abmeldung vom Newsletter kündigt weder das Konto noch lehnt sie den Vertrag ab. Nicht automatisierte Anträge werden über den Datenschutzkanal mit verhältnismäßiger Verifizierung bearbeitet und innerhalb der Fristen beantwortet, die das anwendbare Recht festlegt (in Mexiko das LFPDPPP; im Europäischen Wirtschaftsraum ein Monat nach der DSGVO, verlängerbar, soweit das Gesetz es zulässt).

Bezeichnung und Rechtsgrundlage jedes Rechts hängen vom anwendbaren Recht ab. Mexiko sieht Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch (ARCO) vor; die Regelungen der DSGVO umfassen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch; das brasilianische LGPD sieht eigene gesetzliche Rechte vor. Die Einstellungen unterstützen den Export der Organisation, ausgewählte CSV-Exporte, das Herunterladen der Steuerdokumente, die Berichtigung von Kontodaten und die Löschung der Organisation. Andere Anträge werden über den Datenschutzkanal bearbeitet.

Anträge, die nicht in den Einstellungen erledigt werden können, können an legal@flouvia.com gesendet werden. Beschreiben Sie das Recht und das betroffene Konto oder Verhältnis. Fügen Sie kein Ausweisdokument bei, es sei denn, Cord fordert nach Prüfung des Antrags eine verhältnismäßige Verifizierungsmethode an; standardmäßig einen vollständigen Ausweis zu verlangen, würde mehr Daten erheben als erforderlich.

Sind Sie Kunde oder Lieferant eines Unternehmens, das Cord nutzt (zum Beispiel erhalten Sie dessen Rechnungen, zahlen in dessen Portal oder haben automatische Zahlungen autorisiert), ist dieses Unternehmen Verantwortlicher für Ihre Daten und Ihr erster Ansprechpartner; Cord unterstützt es als Auftragsverarbeiter. Sie können automatische Zahlungen jederzeit in Ihrem Portal deaktivieren.

Sind Sie der Ansicht, dass Ihr Antrag nicht wie gesetzlich vorgeschrieben bearbeitet wurde, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden: in Mexiko an das Sekretariat für Korruptionsbekämpfung und gute Regierungsführung; in der Europäischen Union an die Aufsichtsbehörde Ihres Landes; im Vereinigten Königreich an das Information Commissioner’s Office; und in Brasilien an die Nationale Datenschutzbehörde (ANPD).

14 Änderungen der Erklärung

Jede veröffentlichte Erklärung hat eine Version und einen Hash ihres Inhalts. Wesentliche Änderungen, die eine erneute Kenntnisnahme erfordern, werden über den Bildschirm von Cord zur erneuten rechtlichen Kenntnisnahme vorgelegt und bezogen auf die genau angezeigte Version erfasst. Die fortgesetzte Nutzung wird nicht als „ausdrückliche Annahme“ beschrieben. Eine Änderung bei einem Unterauftragsverarbeiter oder einer Übermittlung folgt zudem dem Mitteilungs- und Einspruchsverfahren des mit dem Kunden abgeschlossenen AVV, sofern ein solcher besteht. Ein Wechsel des Verantwortlichen durch die eingangs beschriebene Übertragung wird mindestens 15 Tage im Voraus per E-Mail mitgeteilt und erfordert keine erneute Kenntnisnahme.