Conservación, exportación y eliminación

01 Objeto y principios

Esta Política fija cuánto tiempo conserva Flouvia los datos que trata en CORD, cómo puede el Cliente exportarlos y cómo se eliminan. «Flouvia», «Cliente», «CORD» y los demás términos definidos tienen el significado que les dan los Términos y Condiciones de CORD (los «Términos»).

Flouvia conserva cada dato solo mientras sirve a la finalidad para la que se obtuvo o mientras lo exija la ley, y lo borra o lo anonimiza al terminar ese plazo. Respecto de los datos que trata por cuenta del Cliente, Flouvia sigue además el Acuerdo de tratamiento de datos. Los plazos se cumplen con tareas de limpieza diarias: un dato vencido se borra a más tardar al día siguiente. Si una tarea falla, Flouvia la corrige y completa el borrado.

02 Plazos de conservación

03 Documentos fiscales

La ley fiscal de cada país obliga al Cliente, como emisor, a conservar sus comprobantes, XML y acuses. Como referencia, sin perjuicio de que el Cliente lo confirme con su asesor:

En varios países, el plazo real es el mayor entre esos años y el de prescripción de las facultades de la autoridad, que puede alargarse; en Perú y en Chile, por ejemplo, depende de si se presentó la declaración. La obligación de conservar es del Cliente, que debe confirmar con su asesor el plazo que le aplica.

Flouvia conserva los documentos fiscales mientras exista la organización, y el Cliente puede descargarlos todos, con sus XML y acuses, en un solo archivo desde Ajustes. Al pedir la eliminación de la organización, el Cliente tiene 30 días de gracia para descargarlos. Después se borran, salvo los registros Verifactu, que impiden eliminar la organización.

Flouvia no conserva los documentos fiscales del Cliente después de eliminar su organización: lo hace como encargado, y conservarlos sin instrucción del Cliente sería tratar datos sin base. Lo que conservan la autoridad, el PAC o la plataforma autorizada se rige por sus propias reglas.

04 Exportación

El Cliente puede exportar en cualquier momento desde Ajustes:

• todos los datos de su organización en un archivo, con un manifiesto que indica qué contiene y qué se excluyó y por qué (por ejemplo, credenciales y secretos);
• productos y clientes en CSV;
• sus documentos fiscales con sus XML y acuses, por año.

Si una parte de la exportación falla, la descarga termina en error: Flouvia nunca entrega un archivo incompleto como si estuviera completo.

05 Eliminación de una organización o de una cuenta

Solo el dueño puede eliminar una organización, tras volver a autenticarse y escribir su nombre. La eliminación se programa con 30 días de gracia. Durante ese plazo:

• el Cliente puede exportar sus datos y cancelar la eliminación;
• la suscripción deja de cobrarse;
• Flouvia avisa por correo al dueño al programarla y unos días antes de ejecutarla.

Después se borran la organización y sus datos operativos, y Flouvia guarda la constancia de la eliminación de la sección 2. La cuenta de pagos que el Cliente tiene con Stripe no se cierra por este medio: su cierre se gestiona con Stripe.

Una persona puede eliminar su cuenta personal. Si es la única dueña de organizaciones sin otros miembros, esas organizaciones se eliminan con ella, con el mismo plazo de gracia. Las demás referencias a esa persona en organizaciones que siguen existiendo se seudonimizan. La evidencia de aceptación legal se conserva conforme a la sección 2.

06 Proveedores, respaldos y datos entregados a terceros

Los respaldos de la base de datos se sobrescriben al cumplirse la ventana de recuperación del proveedor, por lo que un dato borrado puede permanecer en ellos hasta entonces. Mientras tanto no se usa salvo para restaurar el servicio.

Los proveedores con obligaciones propias, como el procesador de pagos o las autoridades fiscales, conservan sus registros conforme a sus reglas. Cuando la ley lo exige, Flouvia pide a sus subencargados la eliminación de los datos que conservan por cuenta de CORD.

Los datos que el Cliente ya envió a una integración que conectó (su contabilidad, su tienda, su CRM o su hoja de cálculo) quedan bajo su control y el de ese tercero, y no se borran al eliminar la organización en CORD.

07 Conservación excepcional

Flouvia puede conservar un dato más allá de su plazo solo cuando lo exija una ley, una orden de autoridad, una reclamación o un litigio en curso, o la investigación de un fraude o de un incidente de seguridad. En ese caso conserva únicamente lo necesario, lo protege, documenta la razón y lo borra cuando esta termina.

08 Derechos y contacto

Las personas pueden ejercer sus derechos sobre sus datos conforme al Aviso de Privacidad. Si los datos pertenecen a los clientes o proveedores de un Cliente, ese Cliente es el responsable y su primer canal, y Flouvia lo asiste conforme al Acuerdo de tratamiento de datos. Las solicitudes que no puedan resolverse en Ajustes se envían a legal@flouvia.com.

Esta Política se interpreta junto con los Términos, el Aviso de Privacidad y el Acuerdo de tratamiento de datos. Sus modificaciones siguen la sección 17 de los Términos.