Datenschutz-
erklärung

Flouvia und CORD sind Handelsnamen, die von Andre Valle Ortega verwendet werden, dem in dieser Erklärung genannten Betreiber. Dieses Dokument beschreibt die im aktuellen Code und in der aktuellen Konfiguration von Cord nachgewiesene Verarbeitung; es macht aus einer optionalen oder nicht konfigurierten Integration keinen aktiven Datenfluss.

01 Identität des Verantwortlichen

Für rechtliche und betriebliche Zwecke ist es wichtig zu unterscheiden, in welcher Weise wir mit Daten umgehen:

• Als Verantwortlicher: Wir handeln als Verantwortlicher für die Daten von Ihnen und Ihrem Team (unseren direkten Kunden), wenn Sie ein Konto erstellen oder ein Abonnement abschließen.
• Als Auftragsverarbeiter: Wir handeln als Auftragsverarbeiter für die Daten Ihrer eigenen Kunden. Wir verarbeiten diese Informationen ausschließlich nach Ihren Weisungen auf der Plattform.

Offener Compliance-Punkt: Die verifizierte zustellungsfähige Anschrift des Verantwortlichen ist noch nicht veröffentlicht. Diese Lücke schränkt weder ein Datenschutzrecht noch einen Kanal für Anfragen ein.

02 Erhobene personenbezogene Daten

Die Daten stammen aus Formularen und Dateien, die Sie oder das Unternehmen bereitstellen, aus der Aktivität im Dienst sowie aus Antworten konfigurierter Anbieter und Integrationen. Die Kategorien hängen von der genutzten Funktion ab; nicht jede Kategorie wird bei jeder Person angefordert.

Konto und Zugang: Name, E-Mail-Adresse, Kontokennungen, Sitzungsinformationen und Annahmenachweise. Passwörter der nativen Anmeldung werden anhand von Hashes überprüft; sie werden nicht als reversibel verschlüsselte Passwörter beschrieben. Alternative Anmeldemethoden verarbeiten die für die gewählte Methode erforderlichen Kennungen und technischen Zugangsdaten.

Geschäfts- und Steuerdaten: Kataloge, Kontakte, Angebote, Rechnungen, Kommunikation sowie Angaben zu Aussteller und Empfänger. Bei CFDI können RFC, Steuerregime, steuerliche Anschrift und CSD betroffen sein. In Spanien kann eine konfigurierte Funktion NIF/CIF sowie ein elektronisches Zertifikat und dessen Passwort verarbeiten. Der Besitz eines Zertifikats oder eines verketteten Datensatzes belegt keine Übermittlung an die AEAT.

Finanzdaten: Bankkonto und Kontoinhaber, gegebenenfalls CLABE, Zahlungen, Auszahlungen, Rückerstattungen und Rückbuchungen. Die CLABE wird verschlüsselt gespeichert, wobei eine Endung zur Anzeige erhalten bleibt. Kartendaten werden über Komponenten des Zahlungsabwicklers erhoben; Cord speichert weder die vollständige Kartennummer noch den Sicherheitscode.

Identitätsprüfung: Informationen über natürliche Personen, Vertreter, Geschäftsführer bzw. Direktoren und wirtschaftlich Berechtigte, die der Zahlungsabwickler für das konkrete Konto verlangt. Es gilt keine einheitliche Beteiligungsschwelle für alle Länder und Rechtsformen. Dateien werden für die Übermittlung vorübergehend verarbeitet; der Ablauf entfernt nicht erforderliche Bildmetadaten, etwa den Standort, und erhält dabei, soweit nötig, die technische Ausrichtung.

Cord bewahrt das über diesen Ablauf gesendete Bild des Ausweisdokuments nicht dauerhaft auf. Die technische Aufzeichnung der Übermittlung kann Kennungen von Konto/Person, den Hash der Datei, Format, Größe, Qualitätsmessungen, Datum, IP-Adresse, User-Agent und die Antwort des Anbieters enthalten. Sie ist weder eine Kopie des Bildes noch ein Nachweis, dass jede Übermittlung fehlerfrei aufgezeichnet wurde. Die derzeitige Konfiguration sieht fünf Jahre vor, wie im Abschnitt zur Aufbewahrung erläutert; diese Frist wird nicht auf eine allgemeingültige Pflicht zur Bekämpfung der Geldwäsche zurückgeführt.

Signaturen und Rückbuchungen: Name, Kontaktdaten, IP-Adresse bei der Signatur oder beim Kauf sowie relevante Dokumente oder Mitteilungen, die das Unternehmen aufbewahrt oder als Nachweis auswählt. Die Bestätigung der Aufbereitung von Nachweisdateien kann Dateien an den Zahlungsabwickler übermitteln und deren Kennungen in einem Entwurf speichern, bevor die endgültige Antwort auf die Rückbuchung eingereicht wird. Das Speichern eines Entwurfs bedeutet nicht, dass Dateien ausschließlich bei Cord verbleiben.

Verbundene Integrationen: Verbindet der Kunde ein Konto eines Dritten (zum Beispiel Google, Microsoft, Shopify, QuickBooks, Xero, HubSpot, Slack, WhatsApp Business oder Mercado Pago), speichert Cord die technischen Zugangsdaten dieser Verbindung verschlüsselt, die Kennung oder E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, die Kennungen, die jeden Datensatz in Cord mit dem Datensatz des Dritten verknüpfen, sowie den technischen Fingerabdruck, der Duplikate verhindert. Cord erhält oder speichert nicht das Passwort dieser Konten.

Bei der Einrichtung der Zahlungen wird von dem Nutzer, der sie durchführt, eine elektronische Autorisierung in Bezug auf Finanz- und Identitätsdaten eingeholt. Diese Aufzeichnung belegt für sich genommen nicht die Einwilligung jeder Person, deren Daten ein Vertreter bereitstellt. Die anwendbare Rechtsgrundlage, die Information Dritter und die Befugnis zum Handeln müssen für jeden Ablauf überprüft werden; die Kenntnisnahme dieser Erklärung ist keine pauschale Einwilligung in sämtliche Verarbeitungen.

03 Zwecke

Die Zwecke werden nach Funktion unterschieden und nicht alle als für den Vertragsschluss erforderlich behandelt. Sicherheit, Authentifizierung, Support und Vertragsnachweise betreffen den Betrieb des Kontos. Der Newsletter ist optional, verwendet eine doppelte Bestätigung und bietet eine Abmeldemöglichkeit; optionale Analysen im Browser werden gesondert verwaltet. Die Nutzung von KI oder von Nachrichten des Forderungsmanagements hängt von der Aktivierung oder dem Aufruf dieser Funktionen ab und kann Kontext an deren Anbieter übermitteln. Die Rechtsgrundlage wird je Verarbeitungstätigkeit und Rechtsordnung bewertet; der Vertrag ersetzt diese Bewertung nicht.

Je nach den aktivierten Funktionen umfassen die betrieblichen Zwecke:

• Angebote erstellen, speichern und versenden sowie die Stempelung elektronischer Rechnungen abwickeln.
• Die Abrechnung Ihres monatlichen Abonnements verwalten und den Mehrverbrauch berechnen.
• Zahlungsabwicklung (Stripe Connect Custom): Das Zahlungskonto des Kunden verbinden, Zahlungen empfangen und abgleichen, Transaktionsgebühren von Cord berechnen und einziehen, Auszahlungen planen, Rückerstattungen abwickeln, Rückbuchungen und negative Salden verwalten und Anforderungen der Finanzverifizierung erfüllen. Bankdaten werden in CORD verschlüsselt und per API an Stripe übermittelt. Bilder von Dokumenten werden ohne dauerhafte Speicherung in CORD an Stripe übermittelt, nachdem zuvor ihre Metadaten entfernt wurden.
• Künstliche Intelligenz: Den Text verarbeiten, den die vom Nutzer aufgerufene KI-Funktion benötigt. Cord nutzt die kommerzielle API von Anthropic; nach der derzeit veröffentlichten Richtlinie des Anbieters werden kommerzielle Eingaben und Ausgaben nicht zum Training von Modellen verwendet, sofern der kommerzielle Kunde nicht ausdrücklich zustimmt. Cord stellt diese Richtlinie des Anbieters nicht als Garantie dafür dar, dass die KI-Verarbeitung risikofrei ist.
• Autonomes KI-Forderungsmanagement (optional): Wenn der Administrator des Kontos es aktiviert, verarbeitet Cord Forderungsdaten (Name des Kunden, E-Mail-Adresse, geschuldeter Betrag, Fälligkeitsdatum und den vom Ablauf ausgewählten Gesprächskontext), um im Namen des Gläubigers Erinnerungen zu entwerfen oder zu versenden. Es ist standardmäßig deaktiviert.
• Transaktionale E-Mails und Benachrichtigungen versenden.
• Vom Kunden veranlasste Integrationen: Mit einem vom Kunden verbundenen Konto eines Dritten auf Weisung des Kunden die Daten austauschen, die diese Integration benötigt: Angebote und Rechnungen in seine Tabelle schreiben; endgültige Rechnungen, Kunden und Positionen in seiner Buchhaltung erfassen; den Katalog und die Kunden seines Shops übernehmen und die Bestellung anlegen, wenn ein Angebot abgeschlossen wird; Benachrichtigungen in seinen Kanälen veröffentlichen; und die an seine Kunden gerichteten Dokumente von seinem E-Mail-Konto aus versenden. Jede Integration wird gesondert aktiviert und kann getrennt werden.
• Gmail-Add-on: Bei der E-Mail, die der Nutzer geöffnet hat, Absender, Betreff und eine Angebotsnummer lesen, um anzuzeigen, ob der Absender ein Kunde ist, und den Status dieses Angebots darzustellen. Der Text der E-Mail wird nur dann an Cord und dessen KI-Anbieter übermittelt, wenn der Nutzer auf „Angebot mit KI erstellen“ klickt, um Angebotspositionen vorzuschlagen, die der Nutzer vor der Erstellung prüft. Das Add-on liest nicht den gesamten Posteingang.

04 Anonymisierte und aggregierte Daten

Wir können aggregierte oder de-identifizierte Statistiken erstellen, um Trends zu analysieren und Cord zu verbessern. Das bloße Entfernen direkter Identifikatoren macht Daten nicht anonym: Kann ein Datensatz vernünftigerweise wieder mit einer Person in Verbindung gebracht werden, behandeln wir ihn weiterhin als personenbezogene Daten. Wir sagen nicht zu, dass jede Technik der De-Identifizierung eine Re-Identifizierung unmöglich macht.

05 Cookie-Richtlinie

CORD verwendet Cookies und Tracking-Technologien minimalistisch und nicht invasiv. Wir verkaufen Ihre Browsing-Daten nicht an Werbenetzwerke Dritter.

• Unbedingt erforderliche Cookies: Sie dienen dazu, Ihre Sitzung aktiv zu halten, Ihre Identität zu authentifizieren und Angriffe durch Cross-Site Request Forgery (CSRF) zu verhindern. Ohne diese Cookies kann die Anwendung nicht sicher funktionieren. Sie sind stets aktiv und können im Cookie-Banner nicht deaktiviert werden.
• Produktanalyse im Browser (PostHog): Misst Seitenaufrufe und die Nutzung von Funktionen, nachdem Sie im Banner Analysen akzeptiert haben. Ereignisse im Browser bei angemeldeten Nutzern können mit dem Nutzer und der Organisation verknüpft werden. Unabhängig davon kann der Server von Cord, sofern PostHog konfiguriert ist, Geschäftsereignisse auf Ebene der Organisation mit deaktivierter Erstellung von Personenprofilen aufzeichnen; diese Ereignisse hängen nicht von einem Browser-Cookie ab.
• Cookielose Web-Analyse (Vercel): Erfasst aggregierte Dimensionen von Seitenaufrufen ohne Cookies von Dritten. Cord entfernt vor der Übermittlung Query-Strings und ersetzt Kennungen von Kunden, Dokumenten, Rückbuchungen, SSO, Einladungen, öffentlichen Links und Identitätserfassungen. Vercel verarbeitet weiterhin die technische Anfrage, die zur Erbringung seines Dienstes erforderlich ist; dies wird daher präzise beschrieben und nicht als „identifiziert niemanden“.

Sie können Ihre Präferenz für Analyse-Cookies jederzeit ändern. Cookie-Einstellungen verwalten

06 Verarbeitungsrollen und Dritte

Diese Datenschutzerklärung setzt eine vollständige AVV nach Art. 28 DSGVO nicht allein durch die Nutzung von Cord in Kraft. Eine eigenständige AVV ist weiterhin ein kontrollierter Entwurf und muss mit verifizierten Angaben zu den Parteien, Anhängen zur Verarbeitung, dem Übermittlungsmechanismus und Nachweisen des Abschlusses vervollständigt werden, bevor ein Kunde sich darauf stützt. Das nachstehende Verzeichnis gibt die tatsächliche Rolle jedes Dritten an; nicht jeder Empfänger ist ein Unterauftragsverarbeiter.

Nutzerdaten von Google

Die Nutzung von Informationen, die Cord über Google-APIs erhält, und deren Übermittlung an andere Apps erfolgen im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Insbesondere verwendet Cord diese Informationen nur, um die vom Nutzer aktivierten, für ihn sichtbaren Funktionen bereitzustellen und zu verbessern; verkauft sie nicht; verwendet sie nicht für Werbung; erlaubt Menschen nicht, sie zu lesen, außer mit ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers, aus Sicherheitsgründen, zur Einhaltung geltenden Rechts oder in aggregierter und anonymisierter Form für interne Abläufe; und verwendet sie nicht, um allgemeine Modelle der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Der Text einer E-Mail, die der Nutzer an „Angebot mit KI erstellen“ sendet, wird ausschließlich zur Erstellung dieses Vorschlags mit dem in der obigen Tabelle genannten KI-Anbieter verarbeitet. Der Nutzer kann den Zugriff in den Integrationseinstellungen von Cord oder in den Sicherheitseinstellungen seines Google-Kontos widerrufen.

07 Internationale Datenübermittlungen

Einige Anbieter können Daten außerhalb des Landes verarbeiten, in dem sich der Nutzer oder der Kunde befindet. Eine öffentliche AVV oder eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter eines Anbieters belegt dessen veröffentlichte Bedingungen, nicht jedoch die kontobezogene Region, die Konfiguration oder einen tatsächlich abgeschlossenen Übermittlungsmechanismus von Cord. Diese Nachweise bleiben Teil der Checkliste für die Freigabe. Soweit Kapitel V DSGVO anwendbar ist, muss für die konkrete Übermittlung ein Angemessenheitsbeschluss, die anwendbaren Standardvertragsklauseln von 2021 oder ein anderer wirksamer Mechanismus festgestellt werden; die Einwilligung in diese Erklärung wird nicht als pauschaler Ersatz verwendet.

08 Unternehmensübertragungen (M&A)

Für die Dienste relevante Informationen können Teil einer Verschmelzung, einer Übernahme, einer Finanzierung, einer Umstrukturierung, einer Insolvenz oder eines Verkaufs von Vermögenswerten sein, vorbehaltlich der für die Transaktion geltenden Pflichten zur Vertraulichkeit, Zweckbindung und Information. Dies erlaubt einem nicht beteiligten Erwerber nicht, diese Erklärung oder das geltende Recht zu missachten.

09 Aufbewahrung und Sicherheit

Cord verwendet Schutz bei der Übertragung und die Verschlüsselung bestimmter Felder wie der CLABE und konfigurierter Geheimnisse. Es wird nicht behauptet, dass alle Daten auf Anwendungsebene verschlüsselt sind, dass Hashing eine Anonymisierung ist oder dass Kontrollen im Code allein den Bereitstellungsstatus in der Produktion belegen. Zugang, Zugangsdaten und die Konfiguration jeder Integration erfordern eigene Kontrollen.

Für die technische Aufzeichnung der KYC-Übermittlung gilt derzeit eine Löschschwelle von fünf Jahren ab der Erstellung. Die Bereinigung hängt von der erfolgreichen Ausführung der geplanten Aufgabe ab; dies ist keine Garantie für eine Löschung zu einem genauen Zeitpunkt. Diese Einstellung ist eine implementierte Regelung, die nach Zweck, Rolle und Rechtsordnung validiert werden muss, und kein Nachweis einer einzigen gesetzlichen Pflicht, die alle Aufzeichnungen erfasst.

Die steuerliche Aufbewahrung durch einen Anbieter ist kein garantiertes fünfjähriges Archiv in Cord. Die Löschung einer Organisation entfernt abhängige Primärdatensätze und kann lokal gespeicherte Dokumente betreffen. Kunden müssen die Aufzeichnungen, für die sie verantwortlich sind, aufbewahren und deren Abrufbarkeit prüfen; Cord sagt weder ein dauerhaftes lokales Archiv noch eine einheitliche Aufbewahrung aller Daten zu.

Ein Aufbewahrungsplan je Kategorie muss für Betriebsdaten, Zahlungen, Rückbuchungen, Annahmenachweise, Protokolle, Anbieter und Sicherungskopien noch vervollständigt werden, einschließlich begründeter Ausnahmen und der Überprüfung der Löschung. Speicherkapazität allein rechtfertigt keine Aufbewahrung von Daten über das Erforderliche hinaus.

10 Protokoll für Sicherheitsverletzungen

Erlangt Cord Kenntnis von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Kundendaten betrifft, für die Cord als Auftragsverarbeiter handelt, informiert Cord den betreffenden Kunden unverzüglich und stellt die vernünftigerweise verfügbaren Informationen für dessen Bewertung und Meldungen bereit. Handelt Cord als Verantwortlicher, prüft Cord die Meldung an Behörden und betroffene Personen nach dem für den Vorfall geltenden Recht. Die 72-Stunden-Frist der DSGVO gegenüber der Aufsichtsbehörde wird nicht als Frist von 72 Geschäftsstunden zwischen Auftragsverarbeiter und Kunde beschrieben.

11 Datenübertragbarkeit und Löschung

Die Löschung einer Organisation belegt ebenso wenig, dass ein externes Abonnement erfolgreich gekündigt oder das Zahlungskonto beim Zahlungsabwickler geschlossen wurde. Der Ablauf versucht, das Abonnement zu kündigen, ein Fehlschlag erfordert jedoch eine Nachverfolgung; das verbundene Konto wird nicht automatisch gelöscht. Die Schließung jedes externen Dienstes und etwaige offene Verbindlichkeiten müssen gesondert bestätigt werden.

Die Kontoeinstellungen bieten einen JSON-Export der Organisationsdaten sowie CSV-Exporte von Produkten und Kunden. Die Löschung einer Organisation entfernt ihre primäre Zeile in der Datenbank von Cord und die abhängigen Betriebszeilen. Sie löscht für sich genommen nicht die Aufzeichnungen, die ein Anbieter aufgrund eigener gesetzlicher Pflichten aufbewahrt, Daten, die bereits auf Weisung des Kunden übermittelt wurden, Sicherungskopien, die sich noch in ihrem Rotationszeitraum befinden, oder die pseudonymen Nachweise rechtlicher Annahmen, die Cord zum Nachweis des Vertrags aufbewahrt. Anträge zu diesen Aufzeichnungen werden gesondert nach dem anwendbaren Recht bewertet.

12 Datenschutz bei Minderjährigen

Cord richtet sich an geschäftsfähige Personen und an Nutzer, die zum Betrieb eines Unternehmens befugt sind, nicht an Kinder als vorgesehene Nutzer des Dienstes. Eine Befugnis durch ein Unternehmen ist keiner Zustimmung eines Elternteils oder Vormunds gleichwertig. Werden Daten eines Kindes festgestellt, müssen das Verhältnis, die Rolle von Cord, der Verantwortliche für die Daten und die angemessene Reaktion bewertet werden; eine automatische sofortige Löschung wird nicht in jedem Fall als Lösung zugesagt.

13 Datenschutzrechte

Sie können, soweit anwendbar, auch den Widerruf Ihrer Einwilligung oder die Einschränkung der Datennutzung verlangen. Die Ablehnung von Analysen oder die Abmeldung vom Newsletter kündigt weder das Konto noch lehnt sie den Vertrag ab. Nicht automatisierte Anträge werden über den Datenschutzkanal mit verhältnismäßiger Verifizierung bearbeitet und innerhalb der Fristen beantwortet, die das anwendbare Recht festlegt (in Mexiko das LFPDPPP; im Europäischen Wirtschaftsraum ein Monat nach der DSGVO, verlängerbar, soweit das Gesetz es zulässt).

Bezeichnung und Rechtsgrundlage jedes Rechts hängen vom anwendbaren Recht ab. Mexiko sieht Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch (ARCO) vor; die Regelungen der DSGVO umfassen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch; das brasilianische LGPD sieht eigene gesetzliche Rechte vor. Die Einstellungen unterstützen derzeit den Export der Organisation, ausgewählte CSV-Exporte, die Berichtigung von Kontodaten und die Löschung der Organisation. Andere Anträge erfordern eine Einzelfallprüfung und werden nicht schon deshalb als automatisiert beschrieben, weil es eine Seite in den Einstellungen gibt.

Anträge, die nicht in den Einstellungen erledigt werden können, können an legal@flouvia.com gesendet werden. Beschreiben Sie das Recht und das betroffene Konto oder Verhältnis. Fügen Sie kein Ausweisdokument bei, es sei denn, Cord fordert nach Prüfung des Antrags eine verhältnismäßige Verifizierungsmethode an; standardmäßig einen vollständigen Ausweis zu verlangen, würde mehr Daten erheben als erforderlich.

14 Änderungen der Erklärung

Jede veröffentlichte Erklärung hat eine Version und einen Hash ihres Inhalts. Wesentliche Änderungen, die eine erneute Kenntnisnahme erfordern, werden über den Bildschirm von Cord zur erneuten rechtlichen Kenntnisnahme vorgelegt und bezogen auf die genau angezeigte Version erfasst. Die fortgesetzte Nutzung wird nicht als „ausdrückliche Annahme“ beschrieben. Eine Änderung bei einem Unterauftragsverarbeiter oder einer Übermittlung folgt zudem dem Mitteilungs- und Einspruchsverfahren der anwendbaren abgeschlossenen AVV, sofern eine solche besteht.