Política de
Privacidade

Flouvia e CORD são nomes comerciais de Andre Valle Ortega, a pessoa física que é o controlador dos dados descritos neste aviso. Se Andre Valle Ortega ceder a operação do Cord a uma sociedade que ele controle, constitua ou que adquira o negócio, essa sociedade passará a ser o controlador: isso será notificado por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedência, indicando seu nome e endereço, e este aviso será atualizado com seus dados. Uma integração opcional só trata dados quando o Cliente a ativa.

01 Identidade do controlador

Para fins jurídicos e operacionais, é importante distinguir como interagimos com os dados:

• Como controlador: Atuamos como controladores dos seus dados e dos dados da sua equipe (nossos clientes diretos) quando você cria uma conta ou contrata uma assinatura, e dos dados das pessoas que usam as ferramentas públicas do Cord sem conta, como o gerador de orçamentos.
• Como operador: Atuamos como operadores dos dados dos seus próprios clientes e fornecedores, incluindo os dados transmitidos às autoridades fiscais em seu nome. Tratamos essas informações apenas de acordo com as suas instruções na plataforma.

Mesmo com os dados dos clientes e fornecedores de uma empresa, o Cord atua como controlador quando os trata para finalidades próprias:

• prevenir fraudes e abusos e proteger a segurança da plataforma;
• calcular e cobrar suas tarifas;
• elaborar estatísticas para melhorar o produto;
• comprovar o contrato e defender-se de reclamações e contestações; e
• cumprir os requisitos de verificação de identidade que o processador de pagamentos estabelece para a conta de pagamentos da empresa.

Controlador: Andre Valle Ortega, pessoa física que opera os serviços Flouvia e Cord, com endereço em Ejido San Francisco Culhuacán 3, Coyoacán, 04400, Cidade do México, México. Contato de privacidade: legal@flouvia.com.

Representantes: A Flouvia está em processo de nomeação de seu representante na União Europeia (artigo 27 do GDPR) e no Reino Unido (artigo 27 do UK GDPR). Enquanto isso, as pessoas localizadas nesses territórios e suas autoridades de controle podem contatar a Flouvia diretamente em legal@flouvia.com, em espanhol ou inglês, e este aviso será atualizado com os dados de cada representante assim que for nomeado. Para a LGPD do Brasil, o canal para os titulares de dados e para a Autoridade Nacional de Proteção de Dados é legal@flouvia.com.

02 Dados pessoais coletados

Os dados provêm de formulários e arquivos fornecidos por você ou pela empresa, da atividade no serviço e das respostas de provedores e integrações configurados. As categorias dependem do recurso utilizado; nem todas as categorias são solicitadas a todas as pessoas.

Conta e acesso: nome, e-mail, identificadores da conta, informações de sessão e evidências de aceitação. As senhas do login nativo são verificadas por meio de hashes; não são descritas como senhas criptografadas de forma reversível. Os métodos alternativos de acesso tratam os identificadores e as credenciais técnicas necessários para o método selecionado.

Dados empresariais e fiscais: catálogos, contatos, orçamentos, faturas, comunicações e os dados do emissor e do destinatário que cada documento exige: identificador fiscal, nome ou razão social, endereço e, conforme o país, regime tributário, situação fiscal, ramo ou atividade. Se a empresa usar cupons, o Cord registra qual cupom foi aplicado a qual cliente e documento, para fazer valer os limites de uso que a empresa define. Quando a empresa habilita um meio fiscal, o Cord também conserva o que a autoridade devolve: autorizações, recibos, comprovantes de recebimento, códigos, rejeições e o XML assinado. A posse de um certificado ou de um registro gerado não comprova que a autoridade o tenha recebido ou aceito.

Credenciais fiscais da empresa: quando a empresa as envia, o Cord armazena criptografados os certificados digitais, com suas chaves ou senhas, que a empresa usa para se identificar e assinar perante sua autoridade (na Argentina, no Brasil, no Chile, na Colômbia, no Peru e na Espanha), os arquivos de folios autorizados do Chile com sua chave, o usuário e a senha SOL do Peru e o PIN do software e a chave técnica da Colômbia. Um certificado pode identificar uma pessoa física, como o usuário autorizado perante a autoridade ou um representante, com seu nome e identificador. Essas credenciais nunca são devolvidas ao navegador: o Cord exibe apenas sua validade, seu titular e sua impressão digital, e as usa para assinar e transmitir os documentos da própria empresa, consultar seu status, responder a seus fornecedores no Chile e, se a empresa o autorizar expressamente, assinar sua Facturae; para essa autorização, o Cord conserva o texto aceito, sua versão, a pessoa que a concedeu, a data, o endereço IP, o navegador e sua revogação.

Dados financeiros: conta bancária e respectivo titular, CLABE quando aplicável, pagamentos, repasses, reembolsos e contestações. A CLABE é armazenada criptografada, com um sufixo conservado para exibição. Em uma transferência bancária com referência, o processador atribui ao pagador uma conta bancária virtual e recebe os dados do remetente fornecidos pelo banco do pagador; no débito pré-autorizado do Canadá, o pagador declara se a conta é pessoal ou empresarial, e no débito ACH dos Estados Unidos esse dado é informado pelo banco do pagador; em ambos os casos, o pagador pode salvar a conta para pagar cada fatura com um clique: o Cord conserva seu banco, seus últimos dígitos, o tipo de conta e os identificadores do método e do mandato, e o registro de cada pagamento que o pagador autoriza (texto, data, endereço IP e navegador). Os dados do cartão são coletados por meio de componentes do processador; o Cord não armazena o número completo do cartão nem o código de segurança.

Portal do cliente e cobrança automática: se uma empresa compartilha com seu cliente um link pessoal de faturas e esse cliente salva um método de pagamento, o processador armazena o método e, no caso de um débito bancário, o mandato. O Cord conserva seu identificador, tipo, bandeira ou banco, últimos dígitos e validade, e a evidência de cada autorização de cobrança automática: versão e hash do texto aceito, método de pagamento, data, endereço IP completo, navegador e identificador da intenção de pagamento. Uma nova autorização não apaga as anteriores: o Cord conserva o histórico. Esse IP é conservado integralmente de propósito, como o de uma assinatura, porque comprova uma autorização de cobrança. O Cord também registra quem desativou a cobrança automática e por quê, e as tentativas e recusas de cada cobrança. Quando o cliente paga por débito automático, pelo portal ou por uma fatura, o Cord lhe envia, em nome da empresa, a confirmação do mandato e o aviso de cada cobrança que o esquema exige, e conserva uma cópia de cada aviso: o endereço de e-mail para o qual foi enviado, os últimos dígitos da conta, a referência do mandato, o valor e a data.

O aviso da empresa: perante seus clientes, a empresa é a controladora dos dados deles. A empresa pode incluir um link para seu próprio aviso de privacidade em seus orçamentos, faturas, portal e páginas de cobrança, e o Cord exibe este aviso ao lado dele.

Sales tax dos Estados Unidos: se a empresa habilitar o cálculo com base no endereço, o Cord envia ao processador, dentro da conta de pagamentos da empresa, o endereço do cliente (estado, ZIP code, cidade e, se disponível, rua), se o cliente é isento e os valores da venda, e conserva o cálculo com esse endereço. O número do certificado de isenção é armazenado no Cord e impresso no documento; não é enviado ao processador.

Faturas recebidas de fornecedores (Chile): se a empresa usar a caixa de intercâmbio do Cord ou enviar o arquivo, o Cord recebe e armazena, tal como recebidos, os documentos tributários eletrônicos que seus fornecedores lhe destinam, com o e-mail do remetente, o RUT, a razão social e o e-mail do fornecedor, os valores e a decisão da empresa. Trata-se de dados de terceiros que não usam o Cord.

Verificação de identidade: informações sobre pessoas físicas, representantes, administradores e beneficiários finais exigidas pelo processador para a conta específica. Não há um percentual mínimo de participação universal aplicável a todos os países e tipos de entidade. Os arquivos são tratados temporariamente para transmissão; o fluxo remove metadados desnecessários da imagem, como a localização, e conserva a orientação técnica quando necessário.

O Cord não conserva de forma persistente a imagem do documento de identidade enviada por esse fluxo. O registro técnico do envio pode incluir identificadores da conta e da pessoa, hash do arquivo, formato, tamanho, medições de qualidade, data, IP, user-agent e resposta do provedor. Não é uma cópia da imagem nem prova de que todo envio tenha sido registrado sem falhas. A configuração atual prevê cinco anos, conforme explicado na seção de retenção; esse prazo não é atribuído a uma obrigação universal de prevenção à lavagem de dinheiro.

Aprovação, pagamento e contestações: quando um orçamento é aprovado, o Cord conserva, em nome da empresa, o nome informado, o e-mail, se fornecido, a data e a hora, o endereço IP completo e o navegador; no pagamento, a data, o valor, o método e a referência do processador. As páginas de aprovação e de pagamento informam isso nesse momento. Se uma cobrança for contestada, a empresa pode apresentar ao processador de pagamentos o registro da aprovação incluído no recibo da contestação (nome de quem aprovou, data e endereço IP), o registro da autorização de cobrança automática, que ela obtém em sua exportação de dados, e os documentos ou comunicações relevantes que conserva ou seleciona. Confirmar a preparação do arquivo de evidências transmite os arquivos ao processador e salva seus identificadores em um rascunho antes do envio da resposta final. Uma vez enviado, o arquivo fica com o processador de pagamentos, que o conserva conforme suas próprias regras, e o Cord não pode retirá-lo, ainda que a resposta nunca seja enviada.

API pública, servidor MCP e log: quando o Cliente usa a API pública ou conecta um assistente por meio do servidor MCP do Cord, o Cord registra, para cada requisição, o método, o caminho, o status, a duração, o endereço IP, a chave usada, o identificador da requisição, o código e a mensagem de erro, a versão, a origem e a chave de idempotência; nunca armazena o corpo da requisição nem o da resposta. Uma ação com efeitos externos solicitada por um assistente aguarda a aprovação de uma pessoa do Cliente.

Cobrança com IA: se a empresa a ativar, o Cord conserva as mensagens enviadas a seus devedores, a solicitação de quem pede para não ser mais contatado e, se um devedor aceitar um plano de pagamento parcelado, a evidência dessa aceitação: versão e hash do texto, data, endereço IP e navegador. O nome, o e-mail e o telefone do devedor e o link de pagamento não são enviados ao provedor de inteligência artificial.

Cord Workflows: as automações que o Cliente configura, suas versões e aprovações, e cada execução com os dados do evento que a dispara e o resultado de cada etapa.

Sincronização com o HubSpot: enquanto são enviados, o Cord mantém em uma fila os dados de contatos e orçamentos destinados à conta do HubSpot do Cliente.

Integrações conectadas: quando o Cliente conecta uma conta de terceiros (por exemplo, Google, Microsoft, Shopify, QuickBooks, Xero, HubSpot, Slack, WhatsApp Business ou Mercado Pago), o Cord armazena, criptografadas, as credenciais técnicas dessa conexão, o identificador ou o e-mail da conta conectada, os identificadores que vinculam cada registro do Cord ao registro do terceiro e a impressão digital técnica que evita duplicidades. O Cord não recebe nem armazena a senha dessas contas.

Ferramentas públicas sem conta: uma pessoa que usa o gerador de orçamentos público em cordhq.app envia texto ou até quatro fotos ou arquivos PDF de um pedido, que podem conter dados de terceiros, como o nome, o telefone ou o endereço de um cliente. O Cord os envia ao seu provedor de inteligência artificial para propor os itens e não os conserva: não são gravados no banco de dados nem em arquivos. O PDF é gerado em memória e devolvido sem ser armazenado. Os limites de uso são aplicados com o endereço IP convertido em um hash que é apagado em no máximo um dia. O ditado usa o reconhecimento de voz do navegador; o áudio não passa pelo Cord.

Comunidade Cord: uma pessoa que se inscreve em um encontro da comunidade informa seu nome, seu endereço de e-mail e, opcionalmente, sua empresa; o Cord também conserva o idioma da página a partir da qual ela se inscreveu, o status da inscrição (confirmada, na lista de espera ou cancelada) e, após o encontro, se ela compareceu. O Cord usa esses dados para enviar a confirmação com um link para ver ou cancelar a inscrição, os lembretes, um aviso se ela passar da lista de espera para uma vaga confirmada e avisos de alteração ou cancelamento do encontro; não os usa para publicidade nem inscreve a pessoa na newsletter. Os encontros são organizados por líderes da comunidade que não fazem parte da Flouvia: a equipe do Cord compartilha com cada líder a lista de inscritos em seu encontro (nome, endereço de e-mail e, se informada, empresa), e cada líder se compromete por escrito a usá-la somente para organizar esse encontro. Os encontros online ocorrem no Google Meet: a pessoa entra na videochamada na plataforma do Google, sob os termos e a política de privacidade dele. Quando são tiradas fotos ou feita uma gravação em um encontro, isso é avisado na página do encontro, na inscrição e no local, e a imagem de uma pessoa só é publicada, nas redes sociais ou no site do Cord, com a permissão dela. Uma pessoa que pede para liderar uma comunidade envia seu nome, endereço de e-mail, cidade, país, tema e uma mensagem: essa solicitação não é armazenada no banco de dados do Cord, mas permanece na caixa de entrada de e-mail da equipe do Cord, e as solicitações não aceitas são apagadas dessa caixa de entrada 90 dias após seu recebimento.

No cadastro de pagamentos, a pessoa que o conclui dá, em uma caixa de seleção separada, autorização expressa para o tratamento de seus dados financeiros e patrimoniais, e quem insere os dados de outros representantes ou beneficiários finais declara ter poderes para fornecê-los e tê-los informado. O Cord registra cada autorização e declaração com seu texto, versão, data, endereço IP e navegador. A ciência deste aviso não é um consentimento genérico para todos os tratamentos.

03 Finalidades

As finalidades primárias são as necessárias para a relação com o Cord: criar e gerenciar a conta, prestar o serviço contratado, cobrar a assinatura e as tarifas, prestar suporte, proteger a plataforma, prevenir fraudes, cumprir obrigações legais e defender-se de reclamações. As finalidades secundárias não são necessárias para o serviço: a análise de produto no navegador e a newsletter. Cada uma exige seu consentimento, e você pode recusá-lo ou revogá-lo a qualquer momento pelo aviso de cookies ou pelo link de cancelamento da inscrição da newsletter, sem afetar sua conta. A newsletter usa confirmação dupla. O uso de IA ou as mensagens de cobrança dependem da ativação ou da invocação desses recursos e podem transmitir contexto aos respectivos provedores.

Conforme as funções habilitadas, as finalidades operacionais incluem:

• Gerar, armazenar e enviar orçamentos e faturas e, quando a empresa habilita um meio fiscal, assiná-los com as credenciais dela, transmiti-los à autoridade competente, consultar seu status e comunicar os status previstos em lei, como o pagamento ou a rejeição.
• Gerenciar o faturamento da sua assinatura mensal e calcular o uso excedente.
• Processamento de pagamentos (Stripe Connect Custom): Conectar a conta de pagamentos do Cliente, receber e conciliar pagamentos, calcular e cobrar as tarifas por transação do Cord, programar repasses, processar reembolsos, gerenciar contestações (chargebacks) e saldos negativos e cumprir os requisitos de verificação financeira. Os dados bancários são criptografados no CORD e transmitidos à Stripe por API. As imagens de documentos são transmitidas à Stripe sem armazenamento persistente no CORD, com seus metadados removidos previamente. Quando a empresa o habilitar, armazenar os métodos de pagamento e os mandatos de débito automático (SEPA ou ACH) de seus clientes para a cobrança automática.
• Inteligência artificial: Tratar o texto, as imagens e os PDFs, com o contexto necessário (por exemplo, o catálogo de produtos e preços da empresa), exigidos pelo recurso de IA que o usuário ou um visitante do gerador de orçamentos público invoca. O Cord usa a API comercial da Anthropic; a política publicada vigente do provedor declara que as entradas e saídas comerciais não são usadas para treinar modelos, salvo se o cliente comercial optar por isso. O Cord não apresenta essa política do provedor como garantia de que o tratamento por IA seja isento de riscos.
• Cobrança autônoma com IA (opcional): Se o Administrador da conta a habilitar, o Cord trata dados de contas a receber (nome do cliente, e-mail, valor devido, data de vencimento e o contexto da conversa selecionado pelo workflow) para redigir ou enviar lembretes em nome do credor. Vem desativada por padrão.
• Enviar e-mails transacionais e notificações.
• Portal do cliente e cobrança automática: Mostrar ao cliente da empresa suas faturas e saldos por meio de um link pessoal, cobrar várias faturas de uma só vez e, se o cliente o autorizar, cobrar cada fatura em seu vencimento com o método salvo, tentar novamente uma cobrança recusada e enviar e-mail ao cliente, em nome da empresa, quando uma cobrança falhar ou exigir uma ação dele, e enviar-lhe a confirmação do mandato e os avisos de cada cobrança por débito automático que cada esquema exige.
• Sales tax dos Estados Unidos: Calcular o imposto de cada item a partir do endereço do cliente, usando as inscrições estaduais da própria empresa, e registrar a venda para que a empresa possa declará-la.
• Intercâmbio de faturas no Chile: Receber e validar os documentos que os fornecedores destinam à empresa, enviar-lhes avisos de recebimento assinados com o certificado da empresa e registrar no SII a aceitação ou a reclamação que a empresa decidir.
• Integrações por instrução do Cliente: Trocar com uma conta de terceiros que o Cliente conecta os dados de que essa integração precisa, sob instrução do Cliente: registrar orçamentos e faturas na planilha do Cliente; registrar faturas definitivas, clientes e itens na contabilidade do Cliente; trazer o catálogo e os clientes da loja do Cliente e criar o pedido quando um orçamento é fechado; publicar notificações nos canais do Cliente; e enviar, a partir da conta de e-mail do Cliente, os documentos destinados aos clientes dele. Cada integração é habilitada separadamente e pode ser desconectada.
• Complemento do Gmail: No e-mail que o usuário tem aberto, ler o remetente, o assunto e um número de orçamento para mostrar se o remetente é cliente e o status desse orçamento. O texto do e-mail é transmitido ao Cord e ao seu provedor de IA somente quando o usuário clica em “Quote with AI” (Orçar com IA), para propor itens de orçamento que o usuário revisa antes de criá-lo. O complemento não lê a caixa de entrada completa.
• API pública, servidor MCP e Cord Workflows: Atender às requisições do Cliente e dos assistentes que ele conecta, executar as automações que ele configura, limitar seu uso e manter o log para diagnóstico e segurança.
• Gerador de orçamentos público: Propor os itens de um orçamento a partir do texto ou das imagens que um visitante envia, gerar seu PDF e proteger a ferramenta contra abusos com limites de uso e detecção de bots.
• Organizar os encontros da comunidade Cord: inscrever os participantes, manter a lista de espera, enviar-lhes os avisos do encontro, compartilhar a lista de inscritos com o líder que organiza o encontro e atender às solicitações para liderar uma comunidade.

Bases legais (GDPR e LGPD)

Quando o Cord trata dados como operador de uma empresa, essa empresa determina a base legal e o Cord segue suas instruções. Quando a base for o legítimo interesse, você pode se opor escrevendo para legal@flouvia.com.

04 Dados anonimizados e agregados

Podemos criar estatísticas agregadas ou desidentificadas para analisar tendências e melhorar o Cord. A simples remoção de identificadores diretos não torna os dados anônimos: se um conjunto de dados puder ser razoavelmente vinculado de volta a uma pessoa, continuaremos a tratá-lo como dado pessoal. Não prometemos que toda técnica de desidentificação torne a reidentificação impossível.

05 Política de cookies

O CORD usa cookies e tecnologias de rastreamento de forma minimalista e não invasiva. Não vendemos seus dados de navegação a redes de publicidade de terceiros.

• Cookies estritamente necessários: Usados para manter sua sessão ativa, autenticar sua identidade e impedir ataques de falsificação de solicitação entre sites (CSRF). Sem esses cookies, o aplicativo não pode funcionar com segurança. Estão sempre ativos e não podem ser desativados pelo banner de cookies.
• Análise no navegador (PostHog e Vercel): Somente se você aceitar a análise no aviso de cookies o PostHog mede as visualizações e o uso de recursos, e o Vercel Web Analytics e o Speed Insights medem as visitas e o desempenho das páginas. Sem essa aceitação, eles não são carregados nem armazenam nada no seu dispositivo. No aplicativo, o PostHog identifica a pessoa e sua organização apenas por seus identificadores internos, pelo plano, pela função e pela data de cadastro da organização; não recebe o e-mail, o nome da pessoa nem a razão social ou o nome comercial da organização. Sua escolha é armazenada no cookie cord_cookie_consent, com a versão do aviso e a data em que você a manifestou; se o aviso mudar, você será consultado novamente. Você pode revogá-la a qualquer momento: a captura é interrompida imediatamente e o Cord apaga do seu dispositivo os cookies e o armazenamento do PostHog. Antes de qualquer envio, o Cord remove os parâmetros de consulta e substitui os identificadores de clientes, documentos, contestações, SSO, convites, links públicos e captura de identidade.
• Análise no servidor: Separadamente, o servidor do Cord registra eventos de negócio no PostHog no nível da organização, sem criar perfis de pessoa e sem ler nem armazenar nada no seu dispositivo, razão pela qual não depende do aviso de cookies. O cadastro de uma conta é registrado com o identificador interno da pessoa, sem seu e-mail, para medir a origem dos cadastros. Os eventos do gerador de orçamentos público são vinculados ao identificador do PostHog no navegador somente se a pessoa tiver aceitado a análise; sem essa aceitação, são registrados com um identificador fixo e anônimo. Nenhum evento leva e-mails, nomes, telefones, identificadores fiscais nem endereços. A base legal é o legítimo interesse do Cord em medir e melhorar o serviço; você pode se opor escrevendo para o canal de privacidade.
• Armazenamento local do gerador de orçamentos público: O navegador armazena no dispositivo o orçamento em andamento, o logotipo, os orçamentos recentes e os preços usados. Não são cookies e não saem do dispositivo, a menos que a pessoa crie uma conta e salve o orçamento.
• Links recebidos pelos clientes da empresa (orçamentos, faturas, portal e incorporações): A medição da atividade que a empresa vê neles não armazena cookies nem outros dados no dispositivo de quem os abre. Se a pessoa abrir o link a partir do Espaço Econômico Europeu, do Reino Unido ou de um território com regras equivalentes (Gibraltar, Jersey, Guernsey e Ilha de Man), da província de Quebec, no Canadá, ou sem um país identificável ou, no Canadá, sem uma província identificável, a página não mede nada a partir do navegador (nem presença, nem tempo de leitura, nem seções vistas, nem o indicador de digitação), e a empresa vê apenas quando o link foi aberto pela primeira vez, o que o servidor registra ao servir a página. Para os demais visitantes, a página aberta mede essa atividade e, para contar quantos dispositivos abrem um link, o Cord calcula em seu servidor um identificador a partir da rede IP truncada, do navegador e do link, com uma chave que muda todos os dias; não armazena o IP nem o navegador, e o identificador de um dia não pode ser vinculado ao de outro dia.

O portal de faturas que uma empresa compartilha com seu cliente não carrega análise de produto nem análise web, não é indexado e não repassa seu endereço a outros sites como referenciador (referrer), porque o link funciona como uma credencial.

Cada cookie e cada item armazenado no dispositivo, com sua finalidade e duração, estão listados na Política de Cookies.

Você pode alterar sua preferência de cookies de análise a qualquer momento. Gerenciar preferências de cookies

06 Papéis de tratamento e terceiros

Este aviso não substitui um acordo de tratamento de dados (DPA): o Acordo de Tratamento de Dados do CORD faz parte dos Termos e rege o tratamento que a Flouvia realiza em nome do Cliente. A lista vigente de suboperadores, com a entidade, o país e o mecanismo de transferência de cada um, e a inscrição para receber avisos de alterações estão na página Suboperadores. A tabela abaixo indica o papel de cada terceiro; nem todo destinatário é um suboperador.

Quando o Cord transmite um documento a uma autoridade, atua como o sistema de faturamento da empresa, por instrução dela e com as credenciais da própria empresa: a parte obrigada perante a autoridade é a empresa emissora. No Peru e na Colômbia, o Cord não transmite documentos até obter o registro ou a autorização que cada autoridade exige de quem emite em nome de um contribuinte. Na França, a emissão por meio de uma plataforma autorizada ainda não está disponível; quando a Flouvia a habilitar, atualizará este aviso com uma nova versão. As respostas de intercâmbio que a empresa envia a seus fornecedores no Chile são assinadas com o certificado dela.

Dados de usuário do Google

O uso e a transferência, pelo Cord, para qualquer outro aplicativo, de informações recebidas das APIs do Google observarão a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (Google API Services User Data Policy), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use). Em particular, o Cord usa essas informações somente para fornecer e melhorar os recursos voltados ao usuário que o próprio usuário habilita; não as vende; não as usa para publicidade; não permite que pessoas as leiam, exceto com o consentimento afirmativo do usuário, para fins de segurança, para cumprir a lei aplicável ou quando agregadas e anonimizadas para operações internas; e não as usa para desenvolver, melhorar ou treinar modelos generalizados de inteligência artificial ou de aprendizado de máquina. O texto de um e-mail que o usuário decide enviar para “Quote with AI” (Orçar com IA) é tratado com o provedor de IA indicado na tabela acima exclusivamente para produzir essa proposta. O usuário pode revogar o acesso nas configurações de integrações do Cord ou nas configurações de segurança da sua conta do Google.

07 Transferências internacionais de dados

O Cord opera a partir do México, e seus principais provedores tratam dados nos Estados Unidos e em outros países. As transferências se baseiam no seguinte:

• Dados do Espaço Econômico Europeu: quando o Cord trata, como operador, os dados que um Cliente lhe transfere, as Cláusulas Contratuais-Padrão adotadas pela Comissão Europeia em 2021 (módulo 2, de controlador para operador), incorporadas ao acordo de tratamento de dados.
• Dados do Reino Unido: essas mesmas cláusulas, com o Adendo de Transferência Internacional de Dados (International Data Transfer Addendum) emitido pelo Information Commissioner’s Office.
• Para suboperadores nos Estados Unidos: sua certificação no EU–U.S. Data Privacy Framework e em sua UK Extension, quando a possuam, ou as Cláusulas Contratuais-Padrão (módulo 3, de operador para operador). A Facturapi, que apenas timbra CFDI para empresas estabelecidas no México, segue a regra da seção 6 do Acordo de Tratamento de Dados: se a empresa estiver sujeita ao GDPR, a salvaguarda são essas cláusulas, anexadas ao seu contrato de operador, e, até que a Facturapi as tenha assinado, essa empresa não deve usar a timbragem de CFDI para faturar pessoas localizadas no Espaço Econômico Europeu.
• Dados sujeitos à LGPD do Brasil: as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024).

Os documentos fiscais são transmitidos à autoridade do país do emissor porque sua legislação o exige; o Cord não escolhe esse destino.

08 Transferências empresariais (fusões e aquisições)

As informações relevantes para os Serviços podem fazer parte de uma fusão, aquisição, financiamento, reestruturação, insolvência ou venda de ativos, observados os deveres de confidencialidade, de limitação da finalidade e de notificação aplicáveis à operação. Isso não autoriza um comprador terceiro a desconsiderar este aviso ou a lei aplicável.

09 Retenção e segurança

O Cord utiliza proteção em trânsito e criptografia de campos específicos, como a CLABE, a conta de recebimento das faturas, os certificados fiscais, as chaves e senhas, os arquivos de folios e os segredos configurados. Não afirma que todos os dados sejam criptografados no nível da aplicação, que o hash seja anonimização nem que os controles do código, por si sós, comprovem o estado de implantação em produção. O acesso, as credenciais e a configuração de cada integração exigem controles próprios.

O Cord conserva cada dado somente enquanto ele cumpre sua finalidade. Os prazos são:

A legislação fiscal de cada país exige que a empresa emissora conserve seus registros por vários anos; a empresa pode baixar todos eles em um único arquivo em Configurações antes de encerrar sua conta. Os backups do banco de dados são sobrescritos quando termina sua janela de recuperação, de modo que dados excluídos podem permanecer neles até então. Os provedores com obrigações próprias, como o processador de pagamentos, o PAC ou as autoridades fiscais, conservam seus registros conforme suas próprias regras.

10 Protocolo para violações de segurança

Se o Cord tomar conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete Dados do Cliente em relação aos quais atua como operador, o Cord informará o Cliente aplicável sem demora injustificada e fornecerá as informações razoavelmente disponíveis para a avaliação e as notificações desse Cliente. Quando o Cord atuar como controlador, avaliará a notificação às autoridades e às pessoas afetadas conforme a lei aplicável ao incidente. O prazo de 72 horas do GDPR para a notificação à autoridade de controle não é descrito como um prazo de 72 horas úteis do operador para o cliente.

11 Portabilidade e exclusão de dados

As configurações da conta oferecem a exportação em JSON dos dados da organização, exportações em CSV de produtos e clientes e todos os documentos fiscais, com seus XML e comprovantes de recebimento, em um único arquivo. A exclusão da organização exige confirmação explícita e é programada com um período de carência de 30 dias, durante o qual você pode baixar seus dados e cancelar a exclusão. Depois disso, sua linha principal no banco de dados do Cord e as linhas operacionais dependentes são apagadas.

Por si só, a exclusão não apaga os registros que um provedor conserva em razão de suas próprias obrigações legais, os dados já entregues sob instrução do Cliente, os backups ainda dentro de sua janela de recuperação nem as evidências pseudonimizadas de aceitação legal que o Cord conserva para comprovar o contrato. Tampouco cancela documentos já autorizados pela autoridade nem encerra a conta que a empresa mantém com o processador de pagamentos, cujo encerramento é confirmado separadamente. As solicitações relativas a esses registros são avaliadas conforme a lei aplicável.

12 Privacidade de menores

O Cord destina-se a pessoas com capacidade para contratar e a usuários autorizados a operar uma empresa, e não a crianças como usuárias previstas do serviço. A autorização corporativa não equivale à autorização dos pais ou do responsável legal. Se forem identificados dados de uma criança, devem ser avaliados a relação, o papel do Cord, o controlador dos dados e a resposta adequada; a exclusão imediata automática não é prometida como solução em todos os casos.

13 Direitos de privacidade

Você também pode solicitar a revogação do consentimento ou a limitação do uso de dados, quando aplicável. Rejeitar a análise ou cancelar a inscrição na newsletter não cancela a conta nem implica rejeição do contrato. As solicitações não automatizadas são tratadas pelo canal de privacidade, com verificação proporcional, e respondidas dentro dos prazos estabelecidos pela lei aplicável (no México, a LFPDPPP; no Espaço Econômico Europeu, um mês conforme o GDPR, prorrogável quando a lei o permitir).

O nome e o fundamento legal de cada direito dependem da lei aplicável. O México prevê Acesso, Retificação, Cancelamento e Oposição (ARCO); os regimes do GDPR incluem acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição; a LGPD do Brasil prevê seus próprios direitos legais. Configurações permite a exportação da organização, exportações selecionadas em CSV, o download dos documentos fiscais, a correção dos dados da conta e a exclusão da organização. As demais solicitações são tratadas pelo canal de privacidade.

As solicitações que não puderem ser concluídas em Configurações podem ser enviadas para legal@flouvia.com. Descreva o direito e a conta ou a relação envolvida. Não anexe um documento de identidade, a menos que o Cord solicite um método de verificação proporcional após analisar a solicitação; exigir um documento de identidade completo por padrão coletaria mais dados do que o necessário.

Se você é cliente ou fornecedor de uma empresa que usa o Cord (por exemplo, recebe suas faturas, paga em seu portal ou autorizou a cobrança automática), essa empresa é a controladora dos seus dados e seu primeiro ponto de contato; o Cord a auxilia como operador. Você pode desativar a cobrança automática a qualquer momento pelo seu portal.

Se você considerar que sua solicitação não foi tratada como a lei exige, pode recorrer à autoridade de proteção de dados competente: no México, a Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno; na União Europeia, a autoridade de controle do seu país; no Reino Unido, o Information Commissioner’s Office; e no Brasil, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

14 Alterações da política

Cada aviso publicado tem uma versão e um hash do conteúdo. As alterações relevantes que exigirem nova ciência são apresentadas na tela de nova ciência legal do Cord e registradas em relação à versão exata exibida. O uso continuado não é descrito como “aceitação explícita”. Uma alteração de suboperador ou de transferência também segue o procedimento de notificação e oposição do DPA assinado com o Cliente, se houver. Uma mudança de controlador por meio da cessão descrita no início é notificada por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedência e não exige nova ciência.