Verificação de identidade e beneficiários finais (KYC)

Antes que o Cord possa repassar dinheiro para você, a lei exige verificar quem você é e quem controla o seu negócio. É o processo conhecido como KYC (Know Your Customer), e não é uma formalidade do Cord: é um requisito das normas contra a lavagem de dinheiro, com regras diferentes em cada país.

Você faz isso uma vez, em Configurações › Pagamentos › Conta, e o assistente retoma de onde você parou se você sair no meio. Antes de qualquer dado ser enviado, a primeira etapa pede que você aceite as condições do Cord Payments.

Os campos mudam conforme o seu país, e isso é correto

Nem todos os países pedem a mesma coisa, então o Cord só mostra o que a verificação do seu país realmente usa:

• México pede o RFC do representante, não o CURP.
• Estados Unidos pede os últimos 4 dígitos do SSN e o nome que os seus clientes verão na fatura do cartão.
• Espanha, Alemanha, França e Reino Unido não pedem identificação pessoal: se você não vê esse campo, não falta nada.
• Canadá pede a sua província, que você escolhe na lista, e, se você é pessoa física, o seu cargo no negócio.
• O número da empresa é o do seu registro, não o de faturamento: o Company Number da Companies House no Reino Unido (não o número de VAT), o número de corporação ou o NEQ no Canadá (não o Business Number), o do Handelsregister com o seu tribunal na Alemanha e o SIREN na França (se você colar o SIRET ou o número de TVA, o Cord extrai o SIREN).

Se aparecer um campo que você não esperava, é porque a sua verificação o pediu. O Cord não inventa campos nem os pede “por precaução”.

Beneficiários finais: quem precisa aparecer na lista

Na União Europeia, no Reino Unido e no Canadá, é obrigatório declarar toda pessoa com 25% ou mais de participação no negócio. O passo Pessoas é uma lista em que você adiciona cada uma:

• Uma mesma pessoa pode ter várias funções ao mesmo tempo: representante legal, proprietária, diretora, executiva. Elas são marcadas separadamente.
• Se o seu representante legal é um diretor contratado sem participação societária, é assim que ele é declarado. Não se atribui a ele uma participação que ele não tem.
• Cada pessoa tem a própria verificação de identidade, com o status visível na lista.
• A caixa final que confirma que a lista está completa aparece depois de você tê-la montado.

Uma sociedade com três sócios de 30% declara os três. Se você declarar só um, a conta não é ativada: a verificação continuará pedindo os que faltam.

Como tirar as fotos

Você pode enviar arquivos do seu computador, mas o mais rápido é a opção “Com o celular”: você escaneia um QR code e captura com a câmera do celular, que quase sempre oferece melhor luz e foco que um scanner.

• Primeiro você escolhe qual documento vai usar, na lista do seu país: INE no México, DNI na Espanha, Personalausweis na Alemanha, carteira de motorista estadual nos Estados Unidos. Com isso, a moldura da câmera assume o formato correto e, se o seu documento não tem verso (como um passaporte), esse passo é pulado sozinho.
• Se a pessoa mora em um país diferente do país do negócio, só é aceito passaporte. É uma regra do sistema de verificação, e o Cord avisa antes de você tirar a foto.
• Se a verificação pedir, também um comprovante de endereço: uma conta de consumo ou um extrato bancário recente em nome dessa pessoa. Precisa ser um documento diferente do de identidade.
• Os documentos de identidade são enviados em JPG ou PNG, coloridos e com até 4 MB, e só quando a verificação pede a foto. Um PDF só serve para comprovantes de endereço e documentos da empresa.

O Cord revisa a foto antes de enviá-la. Se ela sair tremida, escura, com um reflexo por cima ou com pouco contraste, o Cord avisa e sugere o que corrigir. São conselhos: se você acha que a foto está boa, envie assim mesmo. Só duas coisas são barradas de vez, porque o sistema de verificação sempre as recusa: um documento de identidade em preto e branco e uma foto com resolução tão baixa que o documento não pode ser lido.

Segurança do link do QR code

• Dura 30 minutos, e só 15 a partir do momento em que você o abre pela primeira vez.
• Fica vinculado ao primeiro celular que o abre. Se outra pessoa o interceptar, ele não serve para ela.
• Tem um limite de tentativas. Se ele se esgotar, gere um novo no seu computador.
• Não aceita a mesma foto duas vezes. Se um documento foi recusado, é preciso tirar uma foto nova: reenviar o mesmo arquivo falha de novo automaticamente.

As suas fotos não ficam no Cord: elas são transmitidas criptografadas diretamente ao sistema de verificação financeira, e antes de enviá-las o Cord remove os metadados, incluída a localização GPS que muitos celulares gravam dentro da imagem. O Cord guarda o nome e a função de cada pessoa para mostrar a lista a você, e um registro de conformidade de cada envio — o que foi enviado, quando, de qual IP e o que a verificação respondeu — durante cinco anos a partir da sua criação, mesmo que a organização seja excluída antes. Esse prazo não se deve a uma obrigação universal de prevenção à lavagem de dinheiro, e o registro nunca inclui a imagem nem o número do documento.

Se recusarem um documento, dizemos por quê

Quando uma foto é recusada, o motivo exato aparece no cartão dessa pessoa: a imagem não pode ser lida, o documento está vencido, o nome não coincide com o que você informou, falta o verso, foi detectada uma fotocópia.

Leia o motivo antes de tentar de novo. Enviar outra vez a mesma foto dá o mesmo resultado.

Quanto tempo leva

A maioria das contas é ativada em minutos. Quando a verificação precisa de revisão manual, o status fica em “Em análise” e a tela se atualiza sozinha durante alguns minutos; depois você pode voltar mais tarde ou tocar em Consultar agora, e se faltar algum dado avisamos por e-mail. Se o processador de pagamentos recusar a conta, o resumo informa o motivo: reenviar os mesmos dados não muda a decisão, então escreva para nós.

Se a sua conta está há dias sem solução, ou se o motivo da recusa não bate com o documento que você enviou, escreva para nós com o nome do seu negócio e ajudaremos a destravá-la.

Mudar dados depois de ativar

Editar a identidade de uma pessoa ou a conta de repasse exige confirmar a sua identidade de novo, mesmo que você já tenha entrado. É de propósito: são os dados que definem para onde vai o seu dinheiro. Além disso, depois que a verificação é enviada, só o proprietário da organização pode mudar o representante, os proprietários, o número da empresa ou um documento de identidade.