Modifier la raison sociale ou l’identifiant fiscal

Le nom légal de votre entreprise et son identifiant fiscal — RFC au Mexique, NIF/CIF en Espagne, EIN/Tax ID aux États-Unis, et ainsi de suite selon le pays — se modifient dans Paramètres › Informations fiscales (Profil fiscal hors du Mexique). Inutile de contacter le support pour corriger une faute de frappe ou mettre à jour une donnée : le champ est modifiable à tout moment.

Quand il suffit de modifier le champ

Si votre identifiant fiscal n’a pas changé et que vous devez seulement corriger la raison sociale (une erreur de saisie, le passage de « S.A. de C.V. » à une autre forme juridique sans nouveau RFC, etc.), modifiez-la directement :

1. Allez dans Paramètres › Informations fiscales.
2. Mettez à jour le nom légal et enregistrez.

Cela ne réécrit pas les factures déjà émises : chacune conserve les informations de l’émetteur telles qu’elles étaient le jour de sa création.

Quand créer un nouvel espace de travail au lieu de modifier

Si votre entreprise a légalement changé d’identifiant fiscal (un nouveau RFC, ou son équivalent dans votre pays), ne modifiez pas le champ sur le compte en activité. Au Mexique en particulier, le CSD que vous avez téléversé est émis par le SAT au nom de votre ancien RFC : si vous changez seulement le texte de la raison sociale, la facture suivante serait toujours timbrée avec un CSD qui ne correspond plus à l’identifiant fiscal déclaré. La bonne démarche est la suivante :

1. Cliquez sur le nom de votre organisation en haut à gauche et sélectionnez Créer un espace de travail. Vous pouvez choisir de créer un compte indépendant ou un compte regroupé sous l’organisation actuelle, ainsi que le pays où opère la nouvelle entité (Cord ne suppose pas qu’il s’agit du même pays que celui du compte d’origine).
2. Enregistrez-y les informations de la nouvelle entité : identifiant fiscal, raison sociale et, si votre pays utilise un certificat de scellement (CSD du SAT, propre au Mexique), téléversez-le dans le nouvel espace de travail.
3. Contactez le support pour transférer votre abonnement en cours vers le nouveau compte, si vous ne souhaitez pas payer deux abonnements en parallèle.
4. Exportez votre fichier clients depuis l’ancien compte et importez-le dans le nouveau.

La création d’espaces de travail ne dépend pas de votre offre : vous pouvez en ouvrir autant que nécessaire. Chacun a son propre abonnement, le nouveau démarre donc avec l’offre Gratuite jusqu’à ce que vous choisissiez une offre pour lui.

Cette méthode conserve votre historique comptable antérieur intact et immuable sous l’identifiant fiscal d’origine, aux fins d’audit par l’administration fiscale concernée.