Émettre des remboursements à vos clients

Cord vous permet de lancer un remboursement total ou partiel depuis l’endroit où vous voyez le paiement, sans quitter la plateforme. La correction fiscale reste une étape distincte lorsque le paiement a déjà un CFDI.

Étape 1 : rembourser le paiement dans Cord

Le paiement d’un devis (paiement total, acompte, solde, échéances ou forfait mensuel) :

1. Allez dans Paiements et repérez le paiement réussi.
2. Sélectionnez Rembourser, indiquez le montant et confirmez l’opération.
3. Pour les paiements par carte, Cord demande le remboursement à la banque émettrice et met à jour le montant net lorsqu’il reçoit le résultat.
4. Pour les virements d’un devis (SPEI en pesos mexicains, ou virement avec référence en EUR, GBP ou USD), Cord crée dans Tâches une tâche à priorité haute indiquant le montant (« Virer le remboursement SPEI de … » ou « Virer le remboursement de … »), assignée à la personne qui a demandé le remboursement. Le remboursement doit être effectué depuis votre banque ; Cord ne simule pas de virement sortant.

Le paiement d’une facture (depuis son lien, le portail client ou le paiement automatique), par carte, prélèvement bancaire (SEPA, ACH, Bacs ou prélèvement préautorisé), virement (SPEI ou avec référence) ou Mercado Pago :

1. Allez dans Factures, ouvrez la facture et, dans Paiements, cliquez sur Rembourser à côté du paiement.
2. Avant que vous confirmiez, la boîte de dialogue vous indique le montant que vous pouvez rembourser et, si le remboursement est impossible, pourquoi : un prélèvement ACH ne se rembourse qu’en totalité, un prélèvement bancaire ou un virement uniquement dans les 180 jours, et un prélèvement encore en cours ne peut pas être remboursé tant qu’il n’est pas confirmé. Elle vous indique aussi à quoi vous attendre selon le moyen de paiement : un remboursement de prélèvement Bacs prend 3 à 4 jours ouvrés et votre client peut encore contester le prélèvement auprès de sa banque, prévenez-le donc que vous le remboursez ; un remboursement de prélèvement préautorisé prend environ 3 jours ouvrés, ne peut pas être annulé et lui parvient sous la forme d’un crédit qui ne porte pas la mention « remboursement ».
3. Si le paiement a réglé plusieurs factures, choisissez Cette facture uniquement (à hauteur de ce que le paiement lui a imputé) ou Le paiement entier.
4. Indiquez le montant, cochez la case relative aux frais et confirmez. La facture retrouve un solde à hauteur du montant remboursé dès que le remboursement est confirmé.
5. Pour un virement sur facture (SPEI ou virement avec référence), votre client reçoit un e-mail pour indiquer le compte bancaire sur lequel il sera remboursé (la facture doit comporter son adresse e-mail). Tant qu’il ne l’a pas indiqué, le remboursement reste en attente et ne rouvre pas le solde de la facture ; s’il ne répond pas sous 45 jours, le remboursement n’aboutit pas et l’argent reste comme solde en sa faveur sur votre compte d’encaissement : écrivez-nous pour le restituer.

Cette fonctionnalité est nouvelle et n’est peut-être pas encore activée sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, écrivez-nous. Un paiement de facture enregistré manuellement n’a pas de bouton : Cord n’a pas fait transiter cet argent. Le paiement d’un devis effectué avec Mercado Pago se rembourse depuis votre compte Mercado Pago, et Cord l’enregistre automatiquement.

Seul le propriétaire ou un membre disposant du droit de remboursement peut confirmer l’opération. Par sécurité, Cord peut demander une vérification récente du mot de passe ou du second facteur.

Les frais de traitement affichés avant la confirmation ne sont pas remboursés par défaut. Un remboursement ne rouvre pas non plus le devis et ne l’annule pas automatiquement.

Étape 2 : correction fiscale (avoir)

Émettre un remboursement n’annule pas à lui seul le document fiscal d’origine. Cord n’émet pas la correction de lui-même, car tout remboursement n’est pas un retour de la vente (rembourser un paiement en double, par exemple, ne change pas ce qui a été facturé).

Au Mexique, le remboursement n’annule pas la facture auprès du SAT et, si le paiement avait un complément de paiement, il ne l’annule pas non plus. Tant qu’il existe de l’argent remboursé sans avoir qui le couvre, le détail de la facture vous le rappelle. Pour l’émettre :

1. Allez dans Factures et ouvrez la facture d’origine.
2. Cliquez sur Plus d’actions › Avoir. Cord crée le brouillon d’un CFDI de egreso (CFDI de sortie) lié à l’UUID de la facture (relation 01).
3. Dans le brouillon, cliquez sur Émettre l’avoir. Le CFDI de egreso réduit comptablement le revenu de la facture, et votre client reçoit son XML lorsque vous le lui envoyez depuis le détail.

Dans les autres pays, la correction est un avoir lié à la facture d’origine : commercial tant que l’enregistrement du pays auprès de l’autorité est en cours d’activation, ou le document qu’exige chaque autorité une fois actif. En Espagne avec Verifactu actif, l’avoir est une facture rectificative avec son propre enregistrement chaîné : l’enregistrement déjà signé n’est jamais modifié. Voir Émettre un avoir.

Un remboursement de prélèvement bancaire (ACH) ne peut porter que sur le montant total.

Effet sur une facture liée

Cord distingue un remboursement demandé d’un remboursement confirmé. Seul le remboursement confirmé s’ajoute à l’argent restitué sur la facture ; un événement répété ne doit pas le déduire une seconde fois. Il peut arriver avant l’enregistrement du paiement et rester en attente de ce rattachement. L’avoir réduit le montant du document et le remboursement restitue de l’argent : ce sont des actions distinctes. Consultez le calcul du solde.

La disponibilité des améliorations de septembre est en cours de vérification. Consultez le périmètre et le statut de publication ; contactez le support si une action décrite n’apparaît pas encore dans votre compte.