Cómo facturar en Colombia con Cord
En Colombia la factura electrónica de venta necesita la validación previa de la DIAN. Cord tiene construido el riel directo con la DIAN como software propio de cada negocio (sin proveedor tecnológico), pero está en activación: hoy tus facturas se emiten como factura comercial sin validez fiscal. Si necesitas facturar con la DIAN desde Cord, escríbenos para habilitarlo en tu cuenta.
En resumen:
- Hoy: factura comercial y nota de crédito comercial, en todos los planes (10 al mes en Gratis, ilimitadas desde Starter). No se presentan ante la DIAN.
- En activación: factura electrónica de venta y nota crédito con validación previa (Anexo Técnico 1.9). En Ajustes › Facturación › Perfil fiscal › Factura electrónica con la DIAN dice Próximamente.
- Qué vas a necesitar: plan Starter o superior, tu NIT con dígito de verificación, habilitarte en el portal de la DIAN como software propio con un PIN, superar el set de pruebas, una resolución de numeración asociada al software y un certificado de firma digital de una entidad avalada por la ONAC.
- Anular: una factura validada no se anula: se ajusta con nota crédito (anulación si acredita el total, rebaja si acredita una parte).
- Cobrar: en Colombia el cobro en línea es con Mercado Pago; Cord Payments no está disponible.
Qué documento emite Cord
| Situación | Documento |
|---|---|
| Hoy, cualquier plan | Factura comercial (sin validez fiscal). |
| Con la DIAN activa (Starter o superior) | Factura electrónica de venta con CUFE y QR. |
| Con la DIAN activa, en Gratis o eligiendo Factura comercial | Proforma con serie PRO: sirve para cobrar, pero no es una factura electrónica de venta. |
| Corrección | Nota crédito con CUDE, ligada a la factura. |
Qué vas a necesitar
- Habilitación en la DIAN. En el portal de la DIAN, Registro y habilitación › Documentos electrónicos › Factura electrónica, eliges el modo de operación Software propio, le das nombre al software y un PIN de 5 dígitos. La DIAN te asigna el identificador del software y un set de pruebas (TestSetId, rango de pruebas con su prefijo, resolución, vigencia y clave técnica).
- Resolución de numeración para producción, que solicitas en la DIAN y asocias a tu software.
- Certificado de firma digital para factura electrónica a nombre de tu NIT, emitido por una entidad certificadora avalada por la ONAC, con su cadena completa. Su costo lo fija esa entidad.
- La habilitación ante la DIAN no tiene costo.
Configura tu cuenta (cuando se active)
- En Identidad de facturación, captura tu razón social, tu NIT con dígito de verificación y tu domicilio.
- En Factura electrónica con la DIAN, completa Tu negocio en el RUT: Tipo de persona, Responsabilidad frente al IVA, Municipio del domicilio fiscal, las Responsabilidades fiscales (casilla 53 del RUT) y, si quieres, Nombre comercial, Matrícula mercantil y Correo de recepción registrado en la DIAN.
- En Software y numeración: Identificador del software, PIN del software (5 dígitos), el rango (número de resolución, Prefijo, Desde el número, Hasta el número, Vigente desde, Vigente hasta), la Clave técnica del rango, el Prefijo de las notas crédito y cómo son Tus ventas al 0 % (Exentas de IVA o Excluidas de IVA). Pulsa Guardar ajustes de la DIAN. El PIN y la clave técnica se guardan cifrados y no se vuelven a mostrar.
- En Certificado de firma, sube tu
.p12/.pfx(o certificado y llave) con la cadena intermedia y raíz si no viene en el archivo, y pulsa Subir certificado. - En Set de pruebas (habilitación), captura el TestSetId y las cantidades de facturas, notas crédito y notas débito que pide tu set, y pulsa Enviar set de pruebas. Ver resultado consulta cada envío. Cuando la DIAN lo acepta, sincronizas a producción desde su portal.
- En producción, registra la resolución real y pulsa Traer de la DIAN para guardar la clave técnica del rango.
- En la ficha de cada cliente, completa Datos para factura electrónica (DIAN): tipo de documento, persona natural o jurídica y responsabilidades. Un cliente sin identificación del país va como consumidor final.
Impuestos y retenciones
- IVA por línea al 19 %, 5 %, 16 % o 0 %. Las líneas al 0 % van como exentas o excluidas según lo que elegiste; sin esa decisión, una factura con líneas al 0 % no se envía.
- INC, ICUI, ICA e impuestos saludables todavía no se informan: una línea con esos impuestos se rechaza antes de enviar.
- Retenciones: la que se calcula sobre el IVA se informa como ReteIVA y la de renta (tu perfil ReteFuente) como ReteRenta. Una retención que no se puede clasificar con certeza no se informa a la DIAN, pero sigue restando del total en Cord.
- Otra divisa: una factura fuera de COP declara la tasa a COP congelada del documento; sin ella, o si tu divisa contable no es COP, no se envía.
Cómo ves el estado
El detalle de la factura tiene un panel DIAN:
- Validada por la DIAN, con el CUFE.
- Esperando la confirmación de la DIAN: Cord consulta por el CUFE, nunca reenvía otro documento.
- La DIAN rechazó el documento, con el motivo. Un rechazo libera su número.
El PDF lleva el CUFE en el pie de todas las páginas, el QR de consulta y la autorización de numeración. Más acciones › Descargar XML entrega el contenedor que firma la DIAN (AttachedDocument), y el correo de la factura lo lleva en un .zip junto con el PDF. Ajustes te avisa cuando quedan menos de 50 números (o el 5 %) o menos de 30 días de vigencia de la resolución.
Anular o corregir
- Anular: una factura validada por la DIAN no se anula. Usa Más acciones › Nota de crédito: si acredita el total va con el concepto de anulación; si acredita una parte, con el de rebaja. La nota lleva el adquiriente, la moneda y la tasa de la factura.
- Antes de validar, un borrador se corrige en el editor.
Problemas comunes
- “Se agotó el rango de numeración” o “la resolución venció”. Solicita una nueva resolución a la DIAN, asóciala al software y regístrala en Cord.
- Rechazo por el certificado. Revisa que sea de una entidad avalada por la ONAC, a nombre de tu NIT, con firma digital y no repudio, y con la cadena completa.
- No se envía una factura con líneas al 0 %. Elige en Ajustes si tus ventas al 0 % son exentas o excluidas.
- El cliente no tiene NIT. Va como consumidor final; si tiene cédula, captúrala en su ficha.
Qué no cubre todavía
- Factura de exportación y facturas de contingencia.
- INC, ICUI, ICA, ReteICA informado, AIU, mandatos, propinas y cargos de documento.
- Documento soporte, nómina electrónica y los eventos RADIAN (acuse y aceptación).
- Nota débito fuera del set de pruebas.