Facturation électronique européenne : Factur-X, XRechnung, Peppol et Facturae
Si votre entreprise est établie dans l’Union européenne (parmi les pays de Cord : Espagne, Allemagne et France), chaque facture peut en plus être téléchargée dans un format électronique que le système de votre client lit sans aucune saisie manuelle. C’est la même facture que le PDF, avec les mêmes montants, rédigée pour une machine selon la norme européenne EN 16931.
En bref :
- Formats : Factur-X (PDF/A-3 avec le XML intégré ; c’est aussi du ZUGFeRD), XRechnung 3.0 (UBL et CII), Peppol BIS 3.0 (UBL) et, en Espagne uniquement, Facturae 3.2.2, qui déclare en plus l’IRPF.
- Où : dans le détail de la facture, section Facture électronique. Votre client voit les formats disponibles sur son lien.
- E-mail : par défaut, la France joint le PDF Factur-X, l’Allemagne le PDF + XML XRechnung et l’Espagne uniquement le PDF. Cela se modifie dans Joindre à l’e-mail de chaque facture.
- Cord génère et joint, il ne transmet pas : il n’envoie rien par le réseau Peppol ni à FACe. En France, l’émission par plateforme agréée est en cours d’activation.
- Non générée pour les brouillons, les factures annulées, les documents de test, les pro forma et les factures avec retenues à la source (sauf Facturae).
- Sans coût supplémentaire : ne consomme pas de quota et ne dépend pas de l’offre.
Les formats disponibles
| Format | À quoi il sert | Disponible pour |
|---|---|---|
| Factur-X (PDF) | Un PDF qui se lit comme d’habitude et contient le XML. Le standard en France ; en Allemagne, il est connu sous le nom de ZUGFeRD. | Émetteurs de l’UE |
| XRechnung (UBL) et XRechnung (CII) | Le format allemand, obligatoire pour l’administration publique et accepté entre entreprises. | Émetteurs de l’UE |
| Peppol BIS 3.0 (UBL) | Le format du réseau Peppol, utilisé dans toute l’Europe. | Émetteurs de l’UE |
| Facturae 3.2.2 (XML) | Le format espagnol, qui déclare en plus la retenue d’IRPF. | Émetteurs en Espagne, en euros |
Préparez vos données une fois pour toutes
Dans Paramètres › Facturation › Profil fiscal › Facture électronique européenne :
- Contact de facturation et Téléphone de contact : XRechnung exige un contact avec nom, téléphone et e-mail (celui de votre entreprise). Sans téléphone ici, celui de la section Général est utilisé.
- Adresse électronique avec son schéma et son Identifiant : votre identifiant de participant Peppol (par exemple un GLN ou votre numéro de TVA intracommunautaire). Peppol l’exige ; XRechnung utilise votre adresse e-mail s’il n’y en a pas d’autre.
- Numéro d’immatriculation au registre du commerce et BIC / SWIFT. L’IBAN est celui du Virement bancaire manuel, dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement.
- Joindre à l’e-mail de chaque facture : automatique, PDF seul, PDF Factur-X (à la place du PDF), PDF + XML XRechnung ou, en Espagne, PDF + XML Facturae.
- En Espagne, Signer la Facturae avec mon certificat électronique (voir ci-dessous).
Dans la fiche du client : son adresse électronique et, s’il l’exige (secteur public allemand), sa Référence de l’acheteur (Leitweg-ID). Cord vérifie le chiffre de contrôle du Leitweg-ID. Sur la facture : la Référence de l’acheteur et le Bon de commande, si votre client les exige.
Pour les lignes à 0 %, dans Paramètres › Devis › Taxes, chaque profil exonéré a sa Classification dans la facture électronique (en Espagne, Motif d’exonération (Verifactu)). Si vous la laissez sur Automatique (selon le client), Cord la déduit : un client d’un autre État membre avec un numéro de TVA intracommunautaire relève de l’autoliquidation ; un client hors de l’UE, de l’exportation ; un client national, de l’exonération.
Télécharger et envoyer
- Émettez la facture.
- Dans son détail, la section Facture électronique liste les formats disponibles. Cliquez sur celui dont vous avez besoin pour le télécharger.
- S’il manque quelque chose à la facture pour un format, la même section indique Pour générer les autres formats : et la donnée manquante, avec le lien vers l’endroit où la corriger.
Une facture émise conserve les données avec lesquelles elle a été émise : ce que vous corrigez dans les Paramètres ou sur le client s’applique aux factures suivantes. Si une facture ne prend pas en charge le format choisi pour l’e-mail, elle part avec le PDF habituel : l’e-mail n’échoue jamais pour cette raison.
Ce que chaque format exige
- XRechnung : la référence de l’acheteur, un contact avec nom, téléphone et e-mail, la ville et le code postal du client et, sur une facture, l’IBAN.
- Peppol : la référence de l’acheteur ou le bon de commande, votre adresse électronique et celle du client et, entre entreprises allemandes, l’IBAN.
- Factur-X et XRechnung CII : que l’IGIC ne soit pas à 0 % (dans ce cas, utilisez XRechnung UBL ou Peppol).
- Facturae : un émetteur en Espagne et une facture en euros.
La Facturae et sa signature
La Facturae déclare l’IVA, l’IGIC, l’IPSI et la retenue d’IRPF : une facture avec IRPF n’est donc disponible qu’en Facturae, car Factur-X, XRechnung et Peppol ne prévoient aucun emplacement pour déclarer une retenue.
Sans signature, la Facturae est utilisable par votre client. Pour la déposer sur FACe (administrations publiques), elle doit être signée et porter les codes DIR3 de l’organisme, que Cord ne collecte pas encore, et Cord ne la dépose pas sur FACe. Si vous activez Signer la Facturae avec mon certificat électronique, Cord la signe (XAdES) avec le certificat que vous avez chargé pour Verifactu, au nom de votre entreprise ; c’est pourquoi cela ne s’applique que si vous l’activez vous-même.
Quand elle ne peut pas être générée
- Brouillon, facture annulée ou document de test.
- Pro forma. Un pro forma n’est pas une facture. En Espagne, Cord émet des pro forma sans certificat Verifactu ou avec l’offre Gratuite : les formats électroniques sont disponibles pour les factures enregistrées avec Verifactu.
- Émetteur hors de l’UE (le Royaume-Uni, par exemple).
- Retenues à la source, sauf Facturae.
- Totaux ou lignes qui ne concordent pas, devise à trois décimales, Leitweg-ID dont le chiffre de contrôle est incorrect, ou données d’identité incomplètes.
Problèmes fréquents
- L’e-mail est parti uniquement avec le PDF. Il manquait à la facture une donnée du format. Vérifiez la section Facture électronique du détail.
- « Le Leitweg-ID n’est pas valide ». Son chiffre de contrôle est incorrect : vérifiez-le auprès de votre client.
- Peppol n’apparaît pas. Il manque votre adresse électronique, celle du client ou la référence de l’acheteur.
- Mon client en Espagne me demande la facture via la solution publique de l’AEAT. Elle est en cours d’activation. Voir Comment facturer en Espagne avec Cord.
Ce qui n’est pas encore couvert
- La transmission par le réseau Peppol et le dépôt sur FACe.
- Les codes DIR3 de la Facturae.
- Order-X et le profil EXTENDED de Factur-X.