Portail client et paiement de plusieurs factures
Nouvelle fonctionnalité, en cours de déploiement. Elle n’est peut-être pas encore disponible sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, écrivez-nous et nous vous dirons quand elle sera activée.
Le portail client est un lien personnel par client, sur lequel il voit toutes ses factures émises et son solde dû par devise, télécharge chaque facture et en paie plusieurs à la fois en un seul paiement. Il peut aussi y activer le paiement automatique.
En résumé :
- Où le créer : dans la fiche client (Clients, ouvrez le client), section Portail client, avec Créer le lien du portail. Vous avez besoin du droit Clients.
- Ce que voit votre client : Vos factures, le Solde dû dans chaque devise, les factures À payer (les factures échues sont signalées) et les factures Payées, chacune avec son PDF.
- Payer plusieurs factures : votre client coche des factures d’une même devise et clique sur Payer la sélection. Cord répartit le paiement selon le solde réel de chaque facture.
- Condition pour payer en ligne : un compte Cord Payments actif. Sans lui, le portail affiche les factures et invite votre client à vous contacter pour payer.
- Le lien fait office d’identifiant : aucun compte ni mot de passe n’est nécessaire. Vous pouvez en générer un autre (le précédent cesse de fonctionner) ou le désactiver.
- Sans frais supplémentaires et dans toutes les offres.
Créer et partager le lien
- Ouvrez Clients, accédez au client et rendez-vous dans Portail client.
- Cliquez sur Créer le lien du portail.
- Partagez-le avec Copier, ouvrez-le avec Ouvrir ou cliquez sur Envoyer par e-mail : votre client reçoit « Vos factures auprès de » votre entreprise, avec le bouton Ouvrir mon portail.
Chaque action est consignée dans le journal d’audit de votre entreprise. Le portail est toujours hébergé sur cordhq.app, même si vous disposez d’un domaine personnalisé pour vos devis.
Renouveler ou désactiver
- Générer un nouveau lien : le lien actuel cesse de fonctionner et vous devez partager le nouveau. Utilisez cette option si le lien est parvenu à la mauvaise personne.
- Désactiver le lien : votre client ne peut plus ouvrir son portail tant que vous n’en avez pas généré un autre. Le paiement automatique n’est pas modifié.
Ce que voit votre client
- Le Solde dû par devise, sans additionner des devises différentes, le nombre de factures à payer et le montant échu.
- À payer : numéro, échéance, solde (et total, s’il a déjà réglé une partie), ainsi que les étiquettes Échue et Paiement en cours. Chaque facture propose Voir (son lien) et PDF.
- Payées, dans une section repliable.
- L’avertissement indiquant que le lien est personnel et donne accès à ses factures et à ses paiements, ainsi que votre adresse e-mail de contact pour toute question.
Seules les factures émises et attribuées à ce client apparaissent. Une facture remplacée n’apparaît pas (sa remplaçante, si) et la facture globale du Mexique non plus.
Payer plusieurs factures à la fois
- Votre client coche les factures qu’il souhaite payer. Le portail affiche leur nombre et le total (« 2 factures · 1 250,00 USD »).
- Il clique sur Payer la sélection puis, dans la fenêtre de paiement, sur Continuer ; il choisit le moyen de paiement, saisit ses informations et confirme avec le bouton Payer suivi du montant.
- S’il coche Enregistrer ce moyen de paiement pour le paiement automatique, le paiement automatique est également activé. C’est le seul moyen d’enregistrer un compte de prélèvement Bacs pour le paiement automatique.
Règles appliquées par Cord :
- Une devise à la fois. Les factures dans des devises différentes se paient séparément.
- C’est le serveur qui décide de la répartition, selon le solde réel de chaque facture au moment de la création du paiement ; le navigateur se contente de choisir les factures. Chaque facture reçoit sa part sous forme de paiement distinct dans son historique, et une facture mexicaine émise en PPD reçoit son complément de paiement.
- Moyens de paiement : la carte et, si vous les avez activés et que la devise correspond, le prélèvement SEPA (EUR), le prélèvement bancaire ACH (USD), le prélèvement Bacs (GBP) ou le prélèvement préautorisé (CAD) ; avec le prélèvement préautorisé, votre client indique d’abord s’il paie en tant qu’entreprise ou en tant que particulier. En pesos mexicains, le portail encaisse par carte. Le portail n’encaisse pas de virements : SPEI (avec la CLABE de chaque facture) et le virement avec référence en EUR, GBP ou USD sont proposés sur le lien de chaque facture, que votre client ouvre avec Voir.
- Un prélèvement bancaire prend plusieurs jours : tant qu’un prélèvement est en cours, la facture affiche Paiement en cours, ne peut être ni encaissée à nouveau ni annulée, et le portail indique à votre client de ne pas payer une seconde fois.
- Compte à vérifier : si votre client autorise le prélèvement avec un compte vérifié au moyen d’un petit dépôt (par exemple avec le prélèvement préautorisé du Canada), la fenêtre de paiement masque le bouton et affiche « Votre compte bancaire doit encore être vérifié… » avec le lien Vérifier mon compte. Les factures restent en Paiement en cours jusqu’à ce qu’il confirme le compte.
- Pas de double encaissement : si une facture a déjà un paiement en cours depuis son propre lien, par exemple un prélèvement en attente de vérification du compte, le portail ne l’encaisse pas à nouveau : il demande à votre client d’attendre la confirmation et, si la vérification reste à faire, lui affiche le lien.
Rembourser un paiement couvrant plusieurs factures
Depuis Cord, le remboursement se demande dans le détail de l’une des factures réglées par le paiement, et vous choisissez :
- Cette facture uniquement : à hauteur de ce que le paiement a imputé à cette facture. Le remboursement est imputé à cette facture.
- Le paiement entier : restitue ce qui reste du débit et rouvre chaque facture à hauteur de ce qu’elle avait reçu. Un débit ACH n’accepte que cette option.
Si le remboursement est effectué en dehors de Cord, Cord l’impute en partant de la dernière facture réglée jusqu’à la première, chacune entièrement avant de passer à la suivante.
Problèmes courants
- Mon client ne peut pas payer depuis le portail. Votre compte Cord Payments n’est pas actif, ou votre pays encaisse en ligne avec Mercado Pago : dans ce cas, votre client paie chaque facture depuis son propre lien.
- Une facture n’apparaît pas. Vérifiez qu’elle est émise (et non en brouillon) et attribuée à ce client.
- Le lien ne s’ouvre plus. Vous l’avez désactivé ou en avez généré un nouveau. Partagez le lien en vigueur depuis la fiche client.
- Mon client voit un avertissement « Portail de test ». Il s’agit d’un compte de test : le paiement en ligne est désactivé.